Mayroong ilang mga bagay sa pagtatrabaho bilang bahagi ng departamento ng suporta na nagdudulot ng higit na kaligayahan kaysa sa pagsasabi sa isang customer na nalutas na ang kanilang mga isyu. Ngunit may tamang paraan para gawin ito.
At sa post sa blog na ito, titingnan namin kung paano ka makakasulat ng isang email na nagpapaalam sa isang customer tungkol sa paglutas ng isang isyu sa teknikal na suporta, at gagamit kami ng ilang tip, pinakamahusay na kagawian at isang sample na email upang gawing madaling maunawaan ang gawaing ito.
Mga Tip na Dapat Tandaan
Magsimula sa pamamagitan ng pagkilala sa pagkakaroon ng isyu at kung paano ito nalutas at tiyakin sa customer ang tungkol sa mga isyu na hindi na muling lalabas.
Sabihin ang konteksto kung bakit naging sanhi ang isyu at kung anong mga hakbang ang ginawa upang masuri ito upang ang customer ay magkaroon ng higit na kalinawan at mas mahusay na kumpiyansa sa iyong produkto/serbisyo.
Ipaliwanag ang resolusyon at ang mga hakbang na kasangkot upang ipakita na ang iyong koponan ay naging masinsinan at na-diagnose ang isyu sa kabuuan nito.
Pinakamahusay na Kasanayan
Tiyakin na hindi na mauulit ang insidente kung naniniwala kang iyon ang mangyayari. Ngunit kung hindi, maaari mong palaging sabihin sa customer na ilang segundo lang ang layo ng tulong.
Gumamit ng mga bullet point upang ipaliwanag ang isyu upang matutunan mo ang user kung bakit ito nangyari at ang mga pinakamahusay na hakbang na gagawin kung mauulit ang sitwasyon sa hinaharap.
Sabihin sa customer kung gaano kahalaga ang kanilang feedback sa proseso ng pagbuo ng isang mas mahusay na karanasan sa produkto/serbisyo at ipakita sa kanila ang pagpapahalaga sa pagbibigay nito sa iyong atensyon.
Halimbawang Email
Paksa: [Numero ng Kaso]: [Pangalan ng Isyu] Nalutas na]
Minamahal na [Pangalan ng Tatanggap],
Sana maayos ka. Nais kong ipaalam sa iyo na ang isyu tungkol sa [Numero ng Kaso] ay nalutas na at lahat ay gumagana nang maayos. Mangyaring tanggapin ang aking taos-pusong paghingi ng paumanhin para sa anumang abalang dulot ng [Brief About The Issue].
Narito ang isang mabilis na buod ng mga hakbang na ginawa namin upang malutas ang isyu:
[Iisang Pangungusap na Nagpapaliwanag sa Bawat Hakbang]
[Iisang Pangungusap na Nagpapaliwanag sa Bawat Hakbang]
[Iisang Pangungusap na Nagpapaliwanag sa Bawat Hakbang]
Inilagay din namin ito sa maraming QA cycle para matiyak na hindi na mauulit ang isyu. Kaya makatitiyak ka, hindi ka makakaranas ng anumang pagkagambala sa hinaharap. Kung mayroon kang anumang mga tanong o paglilinaw, mangyaring tumugon sa email na ito at ikalulugod naming tulungan ka.
Salamat sa paglalaan ng oras upang ipaalam sa amin ang isyung ito. Ang iyong feedback ay nakakatulong sa amin na mapabuti ang aming produkto at mas mahusay na mapagsilbihan ang aming mga customer.
Lubos naming pinahahalagahan ang iyong pakikipagnegosyo sa amin. Salamat sa iyong patuloy na suporta.
Pagbati,
[Iyong Pangalan]
[Iyong Pamagat]
[Iyong Kumpanya]
[Impormasyon sa Pakikipag-ugnayan]
Konklusyon
Ang pagbibigay-alam sa paglutas ng isang teknikal na isyu sa pamamagitan ng email ay isang bagay na kailangan mong gawin nang madalas kung gusto mong bumuo ng isang customer centric na negosyo at sa pamamagitan ng pagsunod sa mga tip at pinakamahusay na kagawian na ito, dapat mong magawa ito nang hindi pinagpapawisan.
Salamat sa pagbabasa. Gayundin, kung interesado kang maging mas produktibong empleyado isaalang-alang ang paggamit ng pinakabagong bersyon ng Routine App . Ito ay ganap na walang bayad.
