Kapag may isyu na kailangang palakihin, kritikal na makipag-usap nang maayos at magalang.
Kaya naman, ang pag-draft ng email ng pagdami ng reklamo ay kritikal kung gusto mong ayusin ang isyung iyon. At sa post sa blog na ito, ginagabayan ka namin sa pagsulat ng email ng escalation na iyon sa tulong ng ilang pinakamahuhusay na kagawian, tip at isang template na handa nang gamitin. Magsimula na tayo.
Mga Tip na Dapat Tandaan
Magdagdag ng kalinawan sa email ng escalation upang maunawaan ng lahat ng kasangkot na partido kung ano ang isyu at kung paano nila ito matutugunan nang walang hindi kinakailangang pabalik-balik.
Panatilihing maikli ang mensahe upang ang mga tao ay hindi mapuspos ng impormasyon at magkaroon ng paralisis ng pagsusuri na napakalaking posibilidad na may labis na impormasyon.
Panatilihin ang pagkamagalang at pasensya kahit na ikaw ay nasa tama at ang ibang tao/kumpanya ay malinaw na nasa mali. Titiyakin nito na ang focus ay sa paglutas ng isyu kumpara sa pamamahala ng init ng ulo.
Panatilihin ang layunin ng email at mga katotohanan ng estado sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod upang ang taong nagsusuri ay malinaw na alam kung paano at bakit sila napunta sa sitwasyong iyon.
Pinakamahusay na Kasanayan
Mahalagang mag-draft ng malinaw na linya ng paksa upang makuha nito ang atensyon ng kinauukulang tao at maipaalam ang mahalaga at pagkaapurahan ng kahilingan sa pagtaas.
Mga detalye ng anumang nakaraang pakikipag-ugnayan sa iba pang mga miyembro ng koponan upang ang taong ito ay pinalaki upang maunawaan ang konteksto at magkaroon ng lahat ng impormasyong kailangan upang magpatuloy.
Kung naaangkop, magmungkahi ng isang resolusyon upang ito ay maging mas simple para sa kinauukulang tao sa direksyon na dapat niyang puntahan o kahit papaano ay mayroon siyang batayan upang makipag-ayos.
Magdagdag ng call to action para hindi masayang ang email na ito at magkaroon ng forward momentum sa kumpanya/support team para maayos ito nang walang pagkaantala.
Isara ang email sa isang magalang at propesyonal na paraan upang ang anumang poot o ego na labanan ay masira at ang mga tao ay maaaring magtulungan upang makabuo ng isang resolusyon.
Sample na Template ng Email ng Escalation
Paksa: Escalation Email Tungkol sa [Isyu ng Estado o Numero ng Ticket]
Kamusta {Recipient's Name},
Sana mahanap ka ng mensaheng ito. Sumulat ako para idulog ang isang alalahanin tungkol sa aking account [Your Account Number], na dati nang tinalakay sa iyong team ng suporta noong [Petsa].
Sa kabila ng pagsunod sa mga inirekumendang hakbang ng [Pangalan ng Kinatawan], nagpapatuloy ang isyu, na humahantong sa [Ikling Tungkol sa Problema at Epekto]. Inilakip ko ang lahat ng nauugnay na sulat para sa iyong sanggunian.
Mangyaring tumulong sa pagresolba sa bagay na ito kaagad. Mangyaring payuhan ang mga hakbang na ginagawa upang matugunan ang isyung ito at ang inaasahang time frame para sa paglutas nito.
Salamat sa iyong pansin sa bagay na ito. Inaasahan ko ang iyong mabilis na pagtugon at umaasa ako para sa isang paborableng resolusyon.
Pinakamahusay na pagbati,
[Iyong Pangalan]
Konklusyon
Maaaring mahirap isulat ang mga email ng escalation ngunit sa mga tip, pinakamahuhusay na kagawian, at sample na ibinahagi sa itaas, dapat ay medyo simple at diretso ito para sa iyo.
Kung nakita mong kapaki-pakinabang ito, isaalang-alang ang pagsunod sa aming CEO sa LinkedIn kung saan siya ay regular na nagbabahagi ng mga insight at hack para sa lugar ng trabaho na magagamit mo upang maging mas mahusay kaysa sa karamihan ng mga tao. Salamat sa pagbabasa.
