Kung gusto mong maging produktibo, mayroong maraming mga sistema sa labas na makakatulong sa iyo.
Mayroon ka bang mga isyu na tumutuon sa isang gawain sa isang pagkakataon? Subukan ang Pomodoro technique o time blocking.
Madalas ka bang nagpapaliban sa mga mapanghamong gawain? Pagkatapos ay subukan ang "Eat the Frog" na paraan ni Brian Tracy.
Anuman ang aspeto ng pagiging produktibo na nahihirapan ka, makakatulong sa iyo ang isang system na pamahalaan ito nang mas mahusay. Gayunpaman, madalas naming sinusubukan ang mga sistema ng pagiging produktibo dahil gumagana ang mga ito para sa ibang tao nang hindi talaga nauunawaan kung gagana ang mga ito para sa amin at sa post na ito, makikita namin kung paano kami makakagawa ng isang sistema o proseso, kung gugustuhin mo, upang pumili o kahit na bumuo ng iyong sarili sistema ng pagiging produktibo.
Kaya nang walang karagdagang ado, magsimula tayo.
Pagkilala sa Productivity Drainer
Ang unang bagay na kailangan nating tingnan habang nagdidisenyo o gumagawa ng isang productivity system ay ang pagtukoy sa iyong mga productivity drainer. At iba ang mga ito para sa lahat. Halimbawa, hindi lahat ay nakikipagpunyagi sa pagpapaliban ng mga mapanghamong gawain. Kaya, ang pagtulak ng pamamaraan ng Pomodoro sa kanila ay hindi magiging kapaki-pakinabang. Sa halip, kailangan nila ng isang bagay ayon sa pamamaraan ng "Eat the Frog", kung saan gagawin mo ang pinakamahalaga ngunit mapaghamong gawain sa umaga.
Kaya magsimula sa pamamagitan ng pagtukoy muna sa iyong mga productivity drainer at pagkatapos ay pumili ng isang system sa halip na pumili ng isang system dahil lang sa nagtrabaho ito para sa ibang tao.
Pag-set up ng Ideal na Kapaligiran
Ang susunod na aspeto ng pagbuo ng sarili mong system ay ang pagse-set up o paglikha ng isang kapaligiran na magpapadali sa pagsunod sa system na iyon. Halimbawa, kung ikaw ay nasa pagbebenta, ang iyong pagpupulong sa kliyenteng iyon na iyong kinatatakutan ay hindi maaaring i-reschedule upang maging iyong unang gawain sa umaga. Samakatuwid, ang "Kumain ng palaka" ay hindi gaanong pakinabang para sa iyo.
Kaya, mayroon kang dalawang pagpipilian: pumili ng isang system na gumagana sa iyong iskedyul at sa iyong kapaligiran o baguhin ang kapaligiran upang umangkop sa iyong system. Parehong mabubuhay na opsyon. Gamit ang parehong halimbawa ng pagbebenta, maaari mong piliin ang "Pag-block ng Oras" bilang isang diskarte upang i-block ang oras sa iyong kalendaryo upang maghanda para sa pulong ng kliyente sa susunod na araw.
Sa kasong ito, pumipili ka ng system na gagana sa iyong iskedyul. Ang iba pang ruta ay upang limitahan ang iyong mga pagpupulong ng kliyente sa isang partikular na bahagi ng iyong araw, na maaaring mahirap ibenta, ngunit hindi karaniwan. Sa kasong ito, magkakaroon ka ng lahat ng iyong mga pagpupulong ng kliyente sa simula ng araw dahil iyon ang pakiramdam mo na ikaw ay may pinakamahusay na kagamitan upang pangasiwaan ang mga ito.
Gumagana ang parehong mga ruta, at ang pipiliin mo ay depende sa flexibility ng iba pang mga salik sa iyong trabaho at buhay.
Daluyan ng Pagpapatupad
Ang susunod na aspeto na dapat isaalang-alang pagdating sa pagbuo ng pinakamahusay na mga sistema ng pagiging produktibo ay ang daluyan kung saan mo ipinapatupad ang mga ito. Karamihan sa atin ay mas gusto ang karanasan na maging digital, kaya pinili namin ang mga productivity app tulad ng mga listahan ng gagawin, kalendaryo, mga paalala, atbp.
May kilala akong taong walang ginamit kundi ang Google Calendar para sa lahat ng kanyang mga pangangailangan sa pagiging produktibo, at sa kabilang dulo ng spectrum, may mga gumagamit ng mga database ng Notion o kahit na mga Excel na spreadsheet upang subaybayan at pamahalaan ang kanilang pagiging produktibo. Walang maling sagot dito; ito ay tungkol sa kung ano ang gumagana para sa iyo. Gayunpaman, upang makapagsimula, inirerekomenda namin na piliin mo ang pinakasimpleng pamamahalaan. Kaya ang isang simpleng alarma sa iyong telepono upang ipaalala sa iyo na gawin ang pinakamahalagang bagay ay isang magandang simula; maaari kang sumulong sa paggamit ng kalendaryo upang mag-iskedyul ng mga gawain sa maikling panahon. O mas mabuti, maaari kang magsimula sa isang madaling gamitin na tool tulad ng Routine, kung saan maaari mong pamahalaan ang iyong kalendaryo at ang iyong mga gawain.
Simulan ang Proseso
Kaya ngayong natukoy mo na ang iyong mga productivity drainer, i-set up ang iyong iskedyul, at naisip mo ang mga tool na makakatulong sa iyo, ang tanging natitira na lang ngayon ay simulan ang proseso.
At maaari kang magsimula sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga layunin na gusto mong makamit gamit ang iyong system. Ang layunin tulad ng "Maging mas produktibo" ay isang walang silbi; ang isang mas mahusay na layunin ay tulad ng "Gumugol ng 20 oras sa isang buwan sa pagtatrabaho sa mga presentasyon ng kliyente" o "Bawasan ang oras na ginugol sa pamamahala ng email ng 50%."
Kung mas tiyak ang layunin, mas malamang na bumuo ka ng isang diskarte upang makamit ito. Matuto nang higit pa tungkol sa pagtatakda ng mga layunin ng SMART at kung paano magtakda ng mga layunin sa pangkalahatan mula sa mga post sa blog na isinulat namin kamakailan.
Mga partikular na layunin = Mas mataas na posibilidad na makamit
Ang susunod na hakbang ay ang paggawa ng pilit na mga function na makakatulong na panatilihin kang nasa track. Ang mga function ng pagpilit ay maaaring nasa anyo ng:
Mga alarm sa iyong telepono
Mga paalala sa iyong kalendaryo
Mga kaibigan na makapagpapanagot sa iyo
Isang sticky note sa iyong desk na nagpapaalala sa iyo
Gamitin ang anumang bagay para sa iyo. Isinasaad ng pananaliksik na ang pagdaragdag ng social component ay karaniwang nakakatulong na mapanatili ang isang mahusay na sistema ng produktibidad.
Pagsusuri ng iyong mga Pattern
Sa wakas, ang huling hakbang ay ang subaybayan at pag-aralan ang iyong mga pattern. Kung ikaw ay sumusunod lamang at hindi sumasalamin sa iyong personal na productivity system, malaki ang mawawala sa iyo. Kaya, regular na maglaan ng oras upang bumalik at tingnan kung gaano ka napabuti, mga lugar kung saan ka bumaba, mga bagay na maaari mong gawin nang iba, atbp.
Sa isang tool tulad ng Routine, ito ay madaling gawin. Makakahanap ka ng listahan ng lahat ng iyong mga nakaraang gawain sa tab na Journal, at maaari mong mabilis na tingnan ang mga ito at makita kung ang ilan ay maaaring sulit na suriin.
Maaari ka ring magdagdag ng mga tala sa bawat isa sa mga gawaing ito; ginawa namin ito upang matulungan kang magdagdag ng konteksto sa iyong mga gawain. Ang karagdagang kontekstong ito ay makakatulong sa iyong matuto at mapabuti ang iyong nakaraang pagganap.
Kung hindi mo pa nagagamit ang Routine, mag-sign up sa ibaba para sumali sa listahan ng access. FYI, ang Routine ay libre gamitin.
Kaya, sa post na ito, tiningnan namin ang lahat ng mga yugto, mula sa pagtukoy sa iyong mga productivity drainer hanggang sa pagpapanatili ng iyong productive streak.
Huwag mag-atubiling bumalik at muling basahin ang post na ito kung kailangan mo ng refresher sa ilan sa mga ideyang tinalakay namin dito.
