Ang pag-imbita sa mga pulong sa trabaho ay isang pangkaraniwang tanawin sa modernong lugar ng trabaho at may ilang mga pagpupulong na maaaring hindi mo madaluhan.
Kapag nahaharap sa mga sitwasyong ito, mahalagang ipaalam ang iyong desisyon na tanggihan at gawin ito nang mataktika.
Sa post sa blog na ito, gagabayan ka namin sa pamamagitan ng pag-draft ng isang email na tinatanggihan ang isang imbitasyon sa pagpupulong mula sa ibang team, ngunit maaari ka ring gumamit ng mga katulad na prinsipyo kahit na ang imbitasyon ay nagmula sa iyong sariling koponan. Haharapin namin ang sitwasyong ito sa tulong ng ilang pinakamahuhusay na kagawian, tip at bibigyan ka pa ng sample na email na maaari mong kopyahin.
Mga Dapat Tandaan
Tingnan ang konteksto at tiyakin kung ang iyong presensya ay isang kinakailangan at isang pagdaragdag ng halaga. Kung hindi makapag-ambag sa pulong sa isang positibong paraan, kung gayon ang pagtanggi ay hindi makakasama sa iyong reputasyon kaysa sa hindi pagbibigay ng iyong 100% kapag ikaw ay nasa pagdalo.
Kapag nakapagpasya ka na o ang mga pangyayari ay hindi ka makakadalo sa pulong, maging maagap at ipaalam sa nag-imbita sa iyo at kung naaangkop, makipag-ugnayan din sa ibang mga stakeholder na dadalo o nauugnay sa agenda ng pulong.
Manatiling magalang sa kabuuan ng iyong email upang mapanatili mo pa rin ang iyong mabuting kalooban at huwag kalimutang pasalamatan ang mga organizer sa pag-imbita sa iyo sa pagpupulong at malinaw na ipahayag ang iyong panghihinayang dahil sa wala sa posisyon na dumalo.
Pinakamahusay na Kasanayan
Tumugon pabalik gamit ang parehong linya ng paksa kung nakatanggap ka ng imbitasyon sa email. Ngunit kung hindi iyon posible, i-draft ang isa na malinaw na nagpapaliwanag ng iyong desisyon sa pulong.
Magpakita ng pagpapahalaga sa pag-imbita at magpahayag ng pasasalamat sa mga nagdesisyon. Mahalagang mapatunayan ang kanilang paghatol na dalhin ka sa pulong para sa pagdaragdag ng halaga upang kung may mas magandang pagkakataon sa pagpupulong sa hinaharap, imbitahan ka nilang muli.
Ibahagi ang dahilan kung bakit hindi ka makakadalo at subukang maging tapat hangga't maaari ngunit tumahak sa isang malinaw na linya sa mga tuntunin ng kung gaano karaming impormasyon ang nais mong ibahagi. Sa isip, dapat mong ibahagi lamang ang impormasyon na may kaugnayan at sana ay hindi masira ang iyong reputasyon.
Magmungkahi ng mga alternatibo dahil hindi ka dadalo sa pulong. Ito ay maaaring isang bagay na kasing simple ng pakikipag-usap sa isa sa mga dadalo at makakuha ng pag-download sa mga pangunahing puntong tinalakay at mga punto ng kasunduan. Tiyaking bukas ka sa pagdalo sa mga pagpupulong sa hinaharap sakaling lumitaw sila.
Panatilihin ang propesyonalismo sa buong ikot ng komunikasyon at sa proseso ay bumuo ng mabuting kalooban sa mga nag-imbita sa iyo sa pulong at gayundin sa mga may kaugnayan sa konteksto ng pulong.
Halimbawang Template ng Email
Paksa: Hindi makadalo sa pulong sa [Paksa] sa [Petsa]
Mahal na [Pangalan ng Tatanggap,
Una, salamat sa pag-imbita sa akin sa pulong tungkol sa [Subject] sa [Petsa]. Lubos kong pinahahalagahan ang imbitasyon at isang karangalan na isaalang-alang para sa pakikilahok.
Gayunpaman, pagkatapos ng maingat na pagsusuri sa aking pangako at mga layunin sa trabaho, ikinalulungkot ko na kailangan kong ipaalam sa iyo ang tungkol sa aking kawalan ng kakayahan na dumalo sa pulong.
Ang pangunahing dahilan nito ay [Ipaliwanag Kung Bakit Hindi Ka Makadalo sa Pulong].
Sa kabila ng aking pagliban sa panahon ng pulong, masisiguro kong lubos akong nakatuon sa aming pakikipagtulungan bilang mga indibidwal at bilang mga koponan. Makakakuha ako ng pag-download ng lahat ng mga pangunahing punto ng talakayan at ang landas pasulong mula sa isa sa mga dadalo.
Mangyaring huwag mag-alinlangan kung may isa pang paraan upang makapag-ambag ako sa pulong, kahit na ito ay isang malayong kontribusyon.
Salamat sa iyong pagsasaalang-alang at inaasahan ko ang higit pang mga pagkakataon upang magtulungan sa hinaharap.
Binabati kita,
[Iyong Pangalan]
Konklusyon
Ngayong natutunan mo na kung paano magalang na tanggihan ang isang imbitasyon sa pulong sa pamamagitan ng paggamit ng pinakamahuhusay na kagawian, tip at sample, handa ka na ngayong gamitin ito. Tandaan na ang pagtanggi sa isang imbitasyon sa pagpupulong ay maaaring gawin nang may positibo, kahusayan, at propesyonalismo na makakatulong sa iyo na panatilihin ang iyong mabuting kalooban sa organisasyon.
Kung nakita mong kapaki-pakinabang ang post sa blog na ito, isaalang-alang ang pagsubaybay sa amin sa Twitter (@RoutineHQ). Salamat sa pagbabasa.
