Ang isang panauhing tagapagsalita para sa isang kaganapan sa opisina ay maaaring talagang mapalakas ang imahe ng kaganapan sa mga mata ng dadalo at lumikha din ng higit na halaga para sa kanila sa pamamagitan ng pagpapakilala ng mga bagong ideya at pananaw. Ang email ng imbitasyon ng guest speaker na ipapadala mo sa mga malamang na bisita ay magtatakda ng inaasahan tungkol sa kaganapan at maaaring makaimpluwensya nang malaki sa desisyon ng speaker.
Kaya sa post sa blog na ito, tingnan natin kung paano ka makakasulat ng email na nag-iimbita ng guest speaker para sa isang kaganapan sa opisina, at ginagawa itong mas mabisa sa pamamagitan ng pagsunod sa mga tip, hack at pinakamahusay na kagawian para sa sitwasyon. Magbabahagi din kami ng sample na template ng email na magagamit mo para maayos ito, sa bawat pagkakataon.
Mga Dapat Tandaan sa Pag-imbita ng Panauhing Tagapagsalita
Magsaliksik ng mabuti sa iyong tagapagsalita upang matiyak mo muna na siya ay perpekto para sa tungkulin at ikalawa upang ipakita sa tagapagsalita na nagawa mo na ang iyong takdang-aralin bago makipag-ugnayan sa kanila.
Kapag nagpapadala ng email, subukan at i-personalize ang imbitasyon sa pamamagitan ng mga bagay tulad ng paggamit ng kanilang pangalan, pagtukoy sa kanilang trabaho, atbp. Ito ay magtitiyak sa kanila na ito ay hindi isang pangmaramihang email na kanilang natatanggap sa halip sila ang napili para sa tungkulin.
Upang matiyak na malinaw ang tagapagsalita sa kung ano ang maaari niyang makuha mula sa takdang-aralin sa pagsasalita ng panauhin at mas mahusay na maghanda para sa kaganapan, malinaw na sabihin ang mga detalye ng kaganapan kasama ang petsa, mga inirerekomendang paksa, demograpiko ng madla at mga interes.
Maging flexible at makinig sa mga ideya mula sa prospective na guest speaker tungkol sa kung ano ang gusto nilang pag-usapan, kung kailan, paano nila gustong gawin ito at higit pa. Huwag tanggihan ang mga ideya kaagad at tingnan kung ang panukala ay makatuwiran at magdadala ng higit na halaga kaysa sa orihinal na plano.
Pinakamahuhusay na Kasanayan sa Pag-imbita ng Panauhing Tagapagsalita
Maging maikli at komprehensibo at ibigay sa tagapagsalita ang lahat ng mga kinakailangang detalye na kailangan nila upang makagawa ng desisyon ngunit hindi masyadong marami upang sila ay mapuspos ng dami ng impormasyon.
Gumamit ng magalang at propesyonal na tono kapag nagsusulat ka ng email para sa outreach ng bisita dahil gusto mong lumikha ng magandang impression at tiyakin sa prospective na tagapagsalita kung ano ang aasahan kung ipagpapatuloy niya ito.
Mag-follow-up sa mga prospective na tagapagsalita kung wala kang marinig mula sa kanila sa loob ng makatwirang tagal ng panahon. Maaari mong i-automate ito gamit ang mga tool tulad ng GMass kung saan nagtakda ka ng awtomatikong pag-follow-up kung walang tugon para sa isang partikular na bilang ng mga araw.
Magpakita ng napakalaking pasasalamat sa tagapagsalita para sa pagsasaalang-alang sa alok at sabihin sa kanila kung gaano kahalaga kung dadalo sila sa kaganapan at ibahagi ang kanilang mga ideya sa mas malaking koponan.
Sample na Template para sa Pag-imbita ng Guest Speaker
Paksa: Imbitasyon ng Guest Speaker sa [Pangalan ng Kaganapan] ni [Pangalan ng Kumpanya]
Minamahal na [Pangalan ng Prospective Speaker],
Sana maayos ka. Ang pangalan ko ay [Your Name] at ako ay kasalukuyang nagtatrabaho bilang [Designation] sa [Company's Name].
Bahagi ako ng organizing committee para sa [Pangalan ng Kaganapan] at nakita ko ang iyong profile habang tumitingin sa mga pinuno ng pag-iisip sa [Industriya/Larangan], at naniniwala ako na ang iyong kadalubhasaan sa [Specific Domain] ay akmang akma sa agenda ng aming kaganapan.
Ang aming kaganapan ay naka-iskedyul para sa [Petsa ng Kaganapan] ay naglalayon na [Ilarawan nang maikli ang Layunin ng Kaganapan at ang Uri ng Madla]. Magagawa mong magdagdag ng maraming halaga sa madla tulad ng nahulaan mo na.
Kami ay pupunta para sa isang bagay na ambisyoso at ito ay magiging mahusay kung makakasama mo kami para sa isang [Tagal] minutong pag-uusap. Maaari ka ring maging bahagi ng aming panel discussion sa [Topic].
Ang mga speaking slot na kasalukuyang bukas ay [List of Slots]. Naiintindihan namin na ang iyong oras ay mahalaga at kung makumpirma mo ang iyong pagdalo, susubukan namin at i-accommodate ang mga pagbabago sa oras ng slot. Bukod pa rito, sasagutin namin ang iyong mga gastos sa paglalakbay at tirahan.
Kung interesado, mangyaring ipaalam sa akin at magiging bukas kami sa pagtalakay tungkol sa paggawa ng karanasang ito na panalo para sa parehong partido. Gayundin, kung mayroon kang anumang mga katanungan o query, mangyaring makipag-ugnayan sa pamamagitan ng pagtugon sa email na ito o pagtawag sa akin sa [Iyong Numero ng Telepono] sa mga oras ng trabaho.
Salamat sa iyong pagsasaalang-alang at inaasahan kong makarinig mula sa iyo sa lalong madaling panahon.
mainit na pagbati,
[Iyong Buong Pangalan]
[Iyong Posisyon]
[Pangalan ng Kumpanya]
[Impormasyon sa Pakikipag-ugnayan]
Konklusyon
Ngayong alam mo na kung paano magsulat ng email ng imbitasyon para sa isang guest speaker, maaari ka na ngayong maging mas kumpiyansa tungkol sa iyong mga kasanayan sa email. Ang isang email na ginawa gamit ang maigsi na impormasyon, lehitimong kuryusidad para sa mga ideya ng tagapagsalita, atbp, ay talagang makakaimpluwensya sa kanilang desisyon na magpakita sa iyong kaganapan. Kasunod ng mga tip at pinakamahuhusay na kagawian na ibinahagi sa post na ito, magiging mas propesyonal at kapani-paniwala ang iyong imbitasyon.
Nagtitiwala kami na nakatulong ang post sa blog na ito. Mangyaring huwag mag-atubiling suriin ang aming malawak na hanay ng iba pang mga template ng email at nilalaman ng pinakamahuhusay na kagawian. Salamat sa pagbabasa.
