Ang mga isyu at reklamo ay hindi maiiwasan sa lugar ng trabaho at responsibilidad ng bawat empleyado na huwag subukang lutasin ang isyu ngunit ipaalam din sa iba pang mga stakeholder sa kumpanya kabilang ang kanilang manager at mga kasamahan kapag naaangkop.
Kaya sa post sa blog na ito, matututunan mo kung paano magsulat ng isang email na nagpapaliwanag ng isang problema sa trabaho sa iyong manager sa gayon ay tinutulungan siyang matugunan ito nang epektibo, at malalaman mo rin ang tungkol sa ilang pinakamahuhusay na kagawian na makakatulong sa iyong ihatid ang iyong mga alalahanin o isyu sa iyong tagapamahala habang iniiwasan ang anumang mga problema sa propesyonal na komunikasyon. Kaya tumalon tayo.
Mga Tip na Dapat Isaalang-alang
Maging tiyak at maikli kapag nagbabahagi ng isyu o alalahanin sa iyong manager sa pamamagitan ng email. Ang huling bagay na kailangan ng iyong manager ay hindi malinaw na mga termino o parirala na ginagawa lamang ang problema na tila mas kumplikado kaysa sa dati.
Tandaan na nakikipag-usap ka sa iyong manager sa isang naka-set up na lugar ng trabaho, kaya panatilihing propesyonal ang iyong wika at iwasan ang pag-akusa, o bastos na pananalita na lilikha ng mas maraming salungatan sa organisasyon at magtatapos lamang ng mas maraming oras at pagsisikap na malayo sa isyu.
Kapag nagsasaad ka ng isyu o alalahanin, huwag kalimutang magbahagi ng ebidensya para i-back up ito sa anyo ng mga screenshot, email, dokumentasyon, atbp. Ang mga claim na sinusuportahan ng ebidensya ay mas malamang na seryosohin at sa gayon ay mas mabilis na matugunan.
Bagama't mainam na idetalye ang iyong alalahanin, ang layunin ng email ay dapat tungkol sa paghahanap ng pinakamainam na solusyon para sa problema. Kaya't huwag lamang sumulat tungkol sa problema, ngunit magbahagi rin ng ilang mga mungkahi sa kung paano mo at ang iyong tagapamahala ay maaaring pumunta tungkol sa paglutas nito, sa gayon ay nagpapahiwatig sa iyong tagapamahala na hindi ka lamang nagrereklamo.
Pinakamahusay na Kasanayan
Panatilihing maikli at tumpak ang email, kailangan lang ng iyong manager ang impormasyon na makakatulong sa kanya na malutas ang isyu at hindi ang anumang walang katuturang mga detalye sa background.
Tiyakin na ang linya ng paksa ay nagbibigay sa iyong manager ng tumpak na larawan ng isyu at ang kahalagahan nito, upang ang kanyang atensyon ay makuha.
Simulan ang email gamit ang isang magalang na pagbati, titiyakin nito na ang isang friendly na tono ay nakatakda para sa email sa halip na isang accusatory tone na sobrang hindi propesyonal.
Tiyakin na ang iyong email ay walang mga pagkakamali o maling impormasyon dahil ito ay maaaring humantong sa isang maling pagsusuri na magreresulta sa pag-aaksaya ng oras.
Halimbawang Email sa Iyong Boss Tungkol sa Mga Alalahanin
Sample 1 (Naghahanap upang Makilala at Talakayin ang mga Solusyon)
Linya ng Paksa: Agarang Isyu sa [Department]
Minamahal na [Manager/Colleague's Name],
Gusto kong ibigay sa iyo ang isang isyu na nakakaapekto sa mga miyembro ng aking team sa [Kagawaran]. Upang maging tumpak, ang [Paglalarawan ng Problema] ay nakakaapekto sa [Affected Person/Team]. Ang isyu ay nakakaapekto sa moral at pagiging produktibo ng koponan at tiyak na makakaapekto sa aming kapaligiran sa trabaho nang masama.
Nag-attach ako ng ilang mga screenshot upang suportahan ang aking mga claim upang matiyak na ang kabigatan ng isyu ay tumpak na nasuri. Malaking tulong kung maaari tayong magkita upang mabilis na talakayin ang mga solusyon sa problemang ito at matugunan ito sa pinakamaagang panahon.
Gusto ko ring magmungkahi ng ilang posibleng solusyon sa problema tulad ng:
[Ilarawan ang Solusyon 1]
[Ilarawan ang Solusyon 2]
Lubos kong pinahahalagahan ang iyong puna sa aking mga mungkahi at bukas din ako sa iyong mga ideya sa paglutas ng isyung ito.
Salamat sa paglalaan ng oras upang tingnan ang usaping ito. Inaasahan kong makilala ka upang matugunan ito sa lalong madaling panahon.
mainit na pagbati,
[Iyong Pangalan]
Sample 2 (Paghingi ng Mga Mungkahi/Pagtawag para sa Aksyon)
Paksa: Mataas na Priyoridad na Isyu sa [Department/Team]
Minamahal na [Pangalan ng Tatanggap],
Sana maging maayos ang lahat sa iyong pagtatapos. Ang pangalan ko ay [Your Name] at bahagi ako ng [Department]. Kamakailan lamang, nagkaroon ng isyu tungkol sa [Paglalarawan ng Problema] at ito ay nagiging nakakapinsala sa pagiging produktibo ng koponan.
Nag-attach ako ng ilang katibayan upang higit pang patunayan ang aking mga paghahabol, at ikalulugod kong ikonekta ka sa iba na naapektuhan din ng isyu. Taos-puso akong umaasa na masuri ninyo ang pagkaapurahan ng usapin at bigyan kami ng landas upang malutas ang isyung ito.
Gayundin, nais kong magmungkahi ng ilang posibleng solusyon na sa tingin ko ay maaaring sulit na isaalang-alang:
[Ilarawan ang Solusyon 1]
[Ilarawan ang Solusyon 2]
Salamat sa paglalaan ng oras upang tugunan ang isyu. Maaari kang makipag-ugnayan sa akin sa email na ito o kaya naman ay makipag-ugnayan sa aking team lead [Pangalan ng Team Lead].
Pagbati,
[Iyong Pangalan]
Konklusyon
Ang pagtugon sa isang isyu sa iyong manager ay maaaring maging nakakalito at lalo na kapag ito ay ginawa sa pamamagitan ng email. Dapat na malinaw na ngayon na upang matiyak ang epektibong komunikasyon ng reklamo, kailangan mong panatilihin ang isang propesyonal na tono, maging tiyak, magbigay ng ebidensya at maging nakatuon sa solusyon.
Kasunod ng mga nakasaad sa itaas na pinakamahuhusay na kagawian at mga template ng email na handa nang gamitin, perpektong nakaposisyon ka na ngayon upang mabisang dalhin ang isang isyu sa atensyon ng iyong manager at maging mas mahusay na empleyado sa proseso.
Salamat sa pagbabasa ng post na ito at umaasa kaming nahanap mo itong kapaki-pakinabang. Kung interesado ka sa higit pang mga template ng email o pinakamahuhusay na kagawian, marami kaming nakasulat tungkol dito sa Routine Blog.
Panghuli, kung hindi mo pa nasusubukan ang Routine app , lubos naming inirerekomenda na i-download mo ito at magsimula .
