Malalaman ng sinumang manggagawang may kaalaman na ang mga pagpupulong ay isa sa pinakamahalagang aktibidad ng pangkat sa modernong lugar ng trabaho.
At kung nakapagtrabaho ka nang matagal, maaaring nagkaroon ka pa ng pagkakataong magsagawa ng sarili mong pagkakataon.
Kaya paano mo ito nagawa? Ipaalam sa amin kung ano ang iyong natutunan sa Twitter @RoutineHQ
Kaya, sa blog post na ito, titingnan natin kung paano maging isang epektibong organizer ng pagpupulong.
Sino ang isang mahusay na organizer ng pagpupulong?
Ang mga tungkuling ginagampanan mo sa isang organisasyon ay umaasa sa iyo sa pagkakaroon o pagbuo ng ilang mahahalagang katangian o katangian.
At ang pagkuha sa papel ng isang organizer ng pulong ay hindi naiiba.
Ang perpektong organizer ng pagpupulong ay may mga sumusunod na katangian:
Nakaayos sila.
Punctual sila.
Open-minded sila.
Nakatutok sila.
Nagpaplano sila para sa mga contingencies.
Pananagutan nila ang kanilang mga kasamahan.
Iginagalang nila ang oras ng mga tao.
Masipag silang sumunod.
Pinakamahuhusay na kagawian upang maging isang mahusay na organizer ng pagpupulong
Magsimula at magtapos sa oras o mas maaga
Ang isang bagay na hindi pinahahalagahan ng sinumang dumalo sa isang pulong ay ang pagsisimula nang huli o pagpapalawig ng pulong kapag hindi ito kinakailangan. Bilang tagapag-ayos, responsibilidad mong sumunod sa orasan.
Ang pagbubukod ay kapag ang pulong ay dumating sa isang organikong konklusyon nang mas maaga, kung saan dapat mong lubos na isaalang-alang na wakasan ito at hayaan ang lahat.
Kumuha ng mga tala sa pagpupulong
Gumamit ng tool tulad ng Routine para kumuha ng tumpak na mga tala at gawain sa pagpupulong . Ang mga tala sa pagpupulong ay nagdaragdag ng konteksto at kakayahang kumilos sa mga pulong, na ginagawang mas epektibo ang mga ito.
Isaalang-alang ang pagdaan sa mga nakaraang pagpupulong at ang kanilang mga item sa aksyon bago simulan/ihanda ang agenda para sa bagong pulong.
Gumawa ng follow-up na plano
Ang mga pagpupulong ay epektibo lamang kapag ang mga bagay na napagkasunduan o tinalakay ay nasunod. Ang isang pulong na hindi nagbabalangkas ng mga hakbang sa hinaharap ay isang intelektwal na ehersisyo lamang na walang masusukat na resulta.
Kaya kapag ang isang pulong ay kumpleto o sa panahon ng pagtatapos ng mga pangungusap, lumikha ng isang follow-up na plano at ibahagi ito sa mga dadalo at iba pang mga stakeholder.
Magtalaga ng mga tungkulin sa mga dadalo
Kailangan mong matutunan nang maaga sa iyong paglalakbay sa organisasyon ng pagpupulong na magagawa mo lang ang ilang bagay at dapat magtalaga ng mga tungkulin at gawain sa mga dadalo.
Kaya pumili ng isang tao upang gawin ang mga minuto ng pulong, isa pa upang panatilihin ang oras, ibang tao upang panatilihin ang pag-uusap sa track, atbp. Isipin ang iyong sarili bilang ang orkestra, hindi ang tumatakbo mula sa isang instrumento patungo sa isa pa, sinusubukang i-play ang lahat ng sila.
Magbahagi ng agenda ng pulong
Ang isang magandang pulong ay isa kung saan alam ng mga kalahok kung ano ang kanilang pinapasok at handa na magkaroon ng isang produktibong pag-uusap.
At ang isang mahusay na agenda ng pagpupulong ay maaaring malutas ang karamihan sa mga problemang iyon sa pamamagitan ng pagbibigay sa mga dadalo ng lahat ng kinakailangang konteksto sa pamamagitan ng mga dokumento, listahan ng dadalo, listahan ng mga paksa, atbp.
Panatilihin ang pag-uusap sa track
Gaya ng nabanggit kanina, ang mga pagpupulong ay kadalasang nagpapatuloy sa isang hindi nauugnay na tangent kapag may kailangang magpatupad ng isang istraktura/plano.
At bilang tagapag-ayos, ikaw ang bahalang ibalik ang pulong sa pangunahing paksa nito kapag may digression o italaga ang gawaing ito sa isang tao sa listahan ng dadalo.
Hikayatin ang lahat na mag-ambag.
Ang pinakamainam na pagpupulong ay kapag ang lahat ng naimbitahan ay positibong nag-ambag sa talakayan. Bilang nag-oorganisa nito, dapat mong tiyakin na lahat ay nag-aambag.
Kaya't hanapin ang mga pinapatahimik o nahihirapang ipahayag ang kanilang mga ideya at hikayatin silang lumabas at sabihin ito. Gawing ligtas na lugar ang meeting room para sa mga ideya at pag-uusap at alisin ang anumang stigma sa kabiguan na makapagbigay ng magandang punto.
Mag-imbita lamang ng mga kailangang naroroon
Hindi lahat ng tao sa iyong organisasyon ay kailangang dumalo sa bawat pagpupulong. Ginagawa mong epektibo ang proseso kapag maingat kang pumili ng mga kalahok batay sa kaugnayan at kanilang kakayahang mag-ambag sa pulong.
Kung ang isang tao ay maaaring ipakilala sa pamamagitan ng asynchronous na paraan, pagkatapos ay lubos na muling isaalang-alang ang pag-imbita sa kanila sa pulong.
Dagdag pa, kapag ang isang tao ay pinili para sa kanilang kaugnayan at kakayahan, malamang na sila ay mas motibasyon na mag-ambag sa pag-uusap.
Konklusyon
At kasama niyan, natapos na natin ang post na ito tungkol sa pagiging epektibong organizer ng pagpupulong. Salamat sa pagbabasa.
