Paano Sumulat ng Email na Humihiling ng Higit pang Impormasyon mula sa isang Miyembro ng Koponan

Sa post na ito titingnan natin ang ilang tip, hack at pinakamahusay na kagawian kung paano magalang na humingi ng impormasyon sa pamamagitan ng email mula sa isang miyembro ng koponan. Magbabahagi din kami ng dalawang sample ng email na humihingi ng impormasyon.

Shiva Prabhakaran

Shiva Prabhakaran

Marketing Expert sa Routine
Na-publish noong

03/09/2024

Sa anumang organisasyon, malaki man o maliit, walang sinumang tao o pangkat ang may hawak ng monopolyo sa impormasyon. Palaging may mga detalye na kakailanganin mo mula sa iba pang miyembro ng koponan o kahit sa iba pang mga koponan, kaya napakahalaga na matutunan mo kung paano magalang na humingi ng impormasyon sa pamamagitan ng email.

At sa post sa blog na ito, tiyak na dadalhin ka namin kasama ang ilang tip, hack at pinakamahusay na kagawian upang matiyak na nauunawaan ng tatanggap ang kahilingan, ang konteksto sa paligid nito, at mabilis itong ibibigay sa iyo. Mayroon din kaming mga sample na maaari mong baguhin at gamitin batay sa iyong mga pangangailangan.

Kaya hindi isinasaalang-alang kung ang impormasyon ay nauugnay sa isang gawain, proyekto, tao, mga kaganapan, atbp, maaari mong gamitin ang mga hack na ibinahagi dito para sa pinakamainam na mga resulta.

Mga Tip at Hack

  • Magsimula sa pamamagitan ng pag-unawa sa layunin ng email ng paghiling ng impormasyon upang magawang gumawa ng kaso para dito sa iyong kasamahan o miyembro ng koponan.

  • Maging malinaw tungkol sa kung ano ang gusto mo at tiyaking magagawa mong bigyang-katwiran ang iyong kahilingan sa pamamagitan ng pagpapakita ng pangangailangan at pagiging kritikal ng impormasyong iyon.

  • Panatilihing maigsi at to the point ang iyong pagmemensahe upang hindi mo malito ang tatanggap at bigyan sila ng mga dahilan kung bakit hindi dapat ibahagi ang impormasyong iyon.

  • Panatilihin ang isang neutral na propesyonal na tono kapag humihiling ng impormasyon sa pamamagitan ng email at gumamit ng mga salita na angkop para sa pangyayari at iwasan ang slang, emoticon, atbp.

Pinakamahuhusay na Kasanayan Kapag Humihiling ng Impormasyon sa pamamagitan ng Email

  • Simulan ang iyong email sa pamamagitan ng magalang na pagbati sa tatanggap at pagtiyak na nagsisimula ka sa kanang paa. Isang bagay tulad ng, "Hello [NAME]" o "Sana ay maayos ka." dapat gumana.

  • Bigyan ang iyong sarili ng isang maikli ngunit maigsi na panimula upang magtatag ng kredibilidad na siyang magtitiyak sa tatanggap na hindi siya nakikipag-usap sa isang taong malilim at mas magiging bukas siya sa pagbigay ng kahilingan.

  • Magbahagi ng karagdagang konteksto kung bakit mahalaga ang impormasyon at kung paano ito haharapin upang makagawa siya ng matalinong desisyon kung ibabahagi ba ito o hindi.

  • Kapag humiling ka, malinaw na sabihin kung anong impormasyon ang kakailanganin mo at tiyaking walang kalabuan. Ang pagkakaroon ng hindi malinaw na mga kahilingan ay isang recipe para sa miscommunication.

  • Panghuli, pasalamatan ang tatanggap sa pag-unawa sa iyong sitwasyon, sa konteksto ng kahilingan at para sa pagsasaalang-alang na ibahagi ang impormasyong alam nila.

Halimbawang Impormasyon sa Paghiling ng Email

Sample 1 (Humihiling ng Impormasyon mula sa isang Miyembro ng Koponan)

Linya ng Paksa: Paghiling ng Impormasyon para sa [Pangalan ng Proyekto]

Minamahal na [Pangalan ng Tatanggap],

Sana ay maayos ang iyong ginagawa. Ako si [Your Name] mula sa [Department], kasalukuyang nagtatrabaho bilang [Designation].

Gusto kong humiling ng ilang impormasyon tungkol sa [Ilarawan ang Mga Detalye ng Impormasyon] bago ang [Petsa ng Deadline].

Sa isip, ang impormasyon ay [Ilarawan ang Format o Iba Pang Mga Detalye], ngunit ipaalam sa akin kung alinman sa mga ito ay hindi posible.

Ang impormasyong ito ay kritikal sa aming [Pangalan ng Proyekto], at talagang pinahahalagahan ko ang isang mabilis na pagliko.

Salamat sa pagsasaalang-alang sa aking kahilingan. Narito ako upang sagutin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka.

Pagbati,

[Iyong Pangalan]

Sample 2 (Paghiling ng Impormasyon mula sa Iyong Manager)

Linya ng Paksa: Hiling ng Agarang Impormasyon para sa [Petsa ng Deadline] Deadline [Pangalan ng Proyekto]

Mahal na [Pangalan ng Manager]

Sana maayos ka. Hinahabol ko ang [Task Name] at nalaman kong kakailanganin ko ng [Describe Information] para makumpleto ito.

Isa itong kritikal na proyekto dahil [Explain Why It Is Critical].

Ang iyong mabilis na pagtugon ay lubos na pinahahalagahan ko at ng koponan dahil ang [Petsa ng Petsa] ay ang huling araw upang makumpleto ito.

Kung mayroon kang mga katanungan, ikalulugod kong linawin.

Pagbati,

[Iyong Pangalan]

Konklusyon

Ang pagpapadala ng email na humihiling ng impormasyon ay maaaring parang isang lantad, burukrasya at masalimuot na gawain, ngunit kailangan itong gawin at halos hindi ito kasingsama ng iniisip mo. Kaya sige at i-draft ang email na iyon o kopyahin ang isa sa mga sample na ibinahagi sa itaas at "Pindutin ang ipadala."

Umaasa kaming nahanap mo itong kapaki-pakinabang, at kung nangyari ito, isaalang-alang ang pagsuri sa blog ng Routine kung saan nagbabahagi kami ng napakaraming kapaki-pakinabang na impormasyon kabilang ang pagkakaroon ng malawak na library ng nilalaman ng mga sample ng email para sa iba't ibang sitwasyon.

Kung gusto mong tingnan ang Routine , magagawa mo ito dito . Ito ay libre gamitin.

Nakagawiang Logo

Subukan ang Routine ngayon

Mag-sign up at magsimula nang libre.

Magsimula