Ang mga pagpupulong ay isang hindi maiiwasang bahagi ng modernong buhay-trabaho. Sa panahon ng pandemya, ang pariralang "Zoom meeting" ay naging kasingkahulugan ng aming pang-araw-araw na pakikipag-ugnayan sa lugar ng trabaho.
Bagama't mahalaga ang mga pagpupulong, iilan lamang sa atin ang nag-aayos ng mga ito upang matiyak na masulit natin ang mga ito. Kaya't maglaan tayo ng ilang minuto upang suriin ang ilan sa mga pinakamahusay na kagawian na makakatulong sa iyong maghanda nang mabuti para sa mga pulong.
Paghahanda para sa isang pulong
Magtakda ng mga layunin at layunin
Magsimula sa pamamagitan ng pag-unawa kung para saan ang pulong, at kung bahagi ka ng pangkat ng pag-aayos, tiyaking isusulat mo ang layunin, layunin at mga tuntunin ng pulong.
Ang paggawa nito nang tahasan ay makakatulong na linawin ang mga puntong ito at itulak kang muling isaalang-alang ang mga item na mukhang hindi wasto.
Lumikha at ibahagi ang agenda
Kapag nakuha mo na ang iyong mga layunin at layunin, magiging madali nang itakda ang agenda para sa kung ano ang kailangan ng pagpupulong.
Ang agenda ay dapat isama kung ano ang kailangang mangyari sa panahon ng pulong at kung paano ang mga kalahok ay inaasahang kumilos at mag-ambag.
Mangolekta ng mga tanong at ideya mula sa mga stakeholder
Bagama't hindi lahat ay maaaring dumalo sa isang pulong, hindi ito nangangahulugan na ang kanilang mga boses ay dapat magkaroon ng representasyon dito.
Kaya't kung dadalo ka sa isang pulong sa ngalan ng isang koponan o contingent, dapat kang mangolekta ng mga ideya at mga tanong upang ilabas ang mga ito sa pulong sa iyong paghuhusga.
Alamin ang uri ng pulong na iyong dinadaluhan
Sa nakatakdang agenda at layunin, ang pag-alam sa uri ng pulong na iyong dinadaluhan ay mahalaga.
Dumadalo ka ba sa isang pitch? Isang pagsusuri? Sesyon ng brainstorming? atbp.
Ang pag-alam sa uri ng pagpupulong ay makakatulong sa iyong matukoy ang iyong tungkulin sa pulong at asahan kung ano ang isang matagumpay na pagpupulong.
Kilalanin ang mga potensyal na hadlang
Habang sumisid ka sa uri ng pagpupulong at sa iyong mga layunin, dapat mo ring isaalang-alang ang mga posibleng hadlang na maaaring dumating sa iyo.
Halimbawa, kapag dumadalo sa isang pitch meeting, ang karaniwang hadlang ay maaaring ang pagbibigay-katwiran sa ROI.
Kung dadalo ka sa isang sesyon ng brainstorming, maaaring mawala ang balakid. Ang pag-unawa sa mga hadlang na ito ay makakatulong sa iyong makabuo ng mga solusyon para sa kanila.
Magplano ng mga bintana ng pakikipag-ugnayan
Mahalagang panatilihing interaktibo ang isang pulong, at kung minsan, ang pagkakataon para sa pakikipag-ugnayan ay dapat isama sa istruktura ng pulong.
Halimbawa, kung nagpapakita ka ng mga slide, magdagdag ng window para sa mga tanong o pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga sub-topic.
Makakatulong ito na linawin at malinawan ang mga pangamba at pagdududa ng mga kalahok kaagad.
Magtalaga ng mga tungkulin sa mga dadalo
May mga kalahok ang mga pagpupulong, at anumang oras na kasangkot ang mga tao, kailangang magkaroon ng puwersang nagre-regulate upang matiyak na natutugunan ang mga layunin.
Ang nagre-regulate na puwersa ay kadalasang maaaring mga kalahok mismo, na nagsasagawa ng iba't ibang mga tungkulin na maaari mong italaga sa kanila.
Halimbawa, maaari mong hilingin sa isang tao na maging timekeeper, manunulat ng mga tala sa pagpupulong , facilitator, atbp.
Ihanda ang pambungad na 2 minuto
Ang pagbubukas ng mga pagpupulong ay posibleng ang pinakamahalaga dahil iyon ay kapag itinakda mo ang agenda at ang tono para sa buong pulong.
Kaya ihanda ang pagbubukas ng 2 minuto na may mga layunin tulad ng pagbanggit sa agenda ng pulong, pagtatalaga ng mga responsibilidad sa mga kalahok, pagpapaliwanag sa saklaw ng pulong, atbp.
Tukuyin ang mga kanais-nais na resulta
Hindi madaling buuin at magsagawa ng epektibong pagpupulong nang hindi alam kung ano ang gusto mong resulta.
Kaya tiyaking alam mo at ng ibang kalahok kung ano ang kailangan nila upang makalabas sa pulong na ito.
Magtakda ng mga benchmark at inaasahan at ipaalam ang mga ito sa mga kalahok sa lalong madaling panahon.
Ipaalam ang follow-up na plano
Kapag malapit mo nang tapusin ang pulong, ibahagi sa mga kalahok ang mga susunod na posibleng hakbang sa aksyon sa kung ano ang tinalakay sa pulong. Maaari mong gamitin ang paraan ng daloy ng pagkuha ng tala o ang paraan ng pagbalangkas upang itala ang mga minuto ng pulong na maaari mong ibahagi sa mga kalahok.
Ang pag-follow-up ay nagpaparamdam sa mga tao na sila ay nag-ambag sa isang bagay na makabuluhan at magiging mas motibasyon na magpatuloy sa pag-aambag sa hinaharap.
Isa pa, ito ay magandang panahon para matutunan kung paano mag-email sa isang tao na hindi nasagot sa isang pulong kasama ang mga minuto ng pulong, upang sila rin ay makasama.
Konklusyon
Ang lahat ay nagsabi, ang mga pagpupulong ay maaaring maging isang madaling gamiting tool sa komunikasyon sa lugar ng trabaho. Ang mga hakbang/pinakamahuhusay na kagawian na ibinahagi sa itaas ay maaaring magbigay ng malinaw na balangkas para sa paghahanda para sa isang pulong.
Maaaring hindi nalalapat ang ilan sa mga pinakamahuhusay na kagawian sa ilang partikular na pagpupulong, at ok lang iyon. Ang layunin ay malaman kung ano ang gagawin kapag nakatagpo ka ng isang sitwasyon na nangangailangan ng pinakamahusay na solusyon sa kasanayan.
May namiss ba tayo? Ipaalam sa amin sa Twitter sa @RoutineHQ. Salamat sa pagbabasa.
