Ang Project Communication Plan ay isang dokumento na nagbabalangkas kung paano at kailan magpapalitan ng impormasyon sa pagitan ng mga stakeholder, miyembro ng team, at iba pang nauugnay na partido sa kabuuan ng isang proyekto.
Tumutulong ang plano na matiyak na ang lahat ng kasangkot sa proyekto ay may kaalaman, nakahanay, at nasa parehong pahina, na sa huli ay binabawasan ang pagkalito at maling komunikasyon at pagtaas ng mga pagkakataong magtagumpay ang proyekto.
Halimbawa ng Mga Bahagi ng Project Communication Plan
Ang isang plano sa komunikasyon ng proyekto ay maaaring maging simple o kumplikado kung kinakailangan, depende sa saklaw at sukat ng proyekto. Maaaring kabilang sa isang pangunahing plano ang mga sumusunod na bahagi:
Mga Layunin at Layunin ng Komunikasyon: Isang paglalarawan ng kung ano ang gusto mong makamit sa pamamagitan ng komunikasyon sa proyekto at kung ano ang hitsura ng tagumpay.
Pagsusuri ng Stakeholder: Isang listahan ng lahat ng stakeholder na kasangkot sa proyekto, kasama ang kanilang mga tungkulin, responsibilidad, at inaasahan para sa komunikasyon.
Mga Channel ng Komunikasyon: Ang mga paraan na ginagamit upang makipagpalitan ng impormasyon, tulad ng email, mga pulong ng koponan, mga conference call, at software sa pamamahala ng proyekto.
Dalas ng Komunikasyon: Isang iskedyul kung kailan magaganap ang komunikasyon, kabilang ang mga regular na check-in, mga update sa status, at mga pagpupulong sa pagsusuri ng proyekto.
Mga Pangunahing Mensahe: Isang listahan na nagtitipon ng pinakamahahalagang mensahe na dapat ipaalam sa mga stakeholder, kabilang ang mga update sa pag-unlad, pamamahala sa peligro, at paggawa ng desisyon.
Mga Pananagutan: Isang malinaw na kahulugan ng kung sino ang may pananagutan sa pakikipag-ugnayan ng impormasyon, kabilang ang mga tagapamahala ng proyekto, mga pinuno ng koponan, at mga indibidwal na nag-aambag.
Pagsusuri at Pagsusuri: Isang proseso para sa pagsusuri sa pagiging epektibo ng plano ng komunikasyon at paggawa ng mga kinakailangang pagsasaayos habang umuusad ang proyekto.
Mga Istatistika sa Mga Plano sa Komunikasyon ng Proyekto
Ipinakita ng pananaliksik na ang epektibong komunikasyon ay kritikal sa tagumpay ng anumang proyekto.
Ang isang pag-aaral ng Project Management Institute ay nagpahiwatig na ang mahinang komunikasyon ay ang pangalawang pinakakaraniwang sanhi ng pagkabigo ng proyekto, na nagkakahalaga ng halos 20% ng mga pagkabigo ng proyekto.
Sa kabilang banda, ang mga proyektong may matatag na mga plano sa komunikasyon ay mas malamang na makumpleto sa oras, sa loob ng badyet, at sa kasiyahan ng mga stakeholder.
Konklusyon
Sa konklusyon, ang isang Project Communication Plan ay isang mahalagang bahagi ng anumang proyekto, na tumutulong upang matiyak na ang lahat ng kasangkot ay alam, nakahanay, at nagtatrabaho patungo sa parehong layunin.
Sa pamamagitan ng paglalaan ng oras upang lumikha ng isang plano at regular na pagsusuri sa pagiging epektibo nito, ang mga tagapamahala ng proyekto ay maaaring mapabuti ang kanilang mga posibilidad ng tagumpay at mabawasan ang panganib ng maling komunikasyon at pagkabigo.
Tingnan ang Routine App kung gusto mong pagbutihin ang iyong pagiging produktibo. Salamat sa pagbabasa.
