Para sa anumang matagumpay na proyekto anuman ang laki ng mga organisasyon, mahalaga para sa mga tao na maging sa parehong pahina.
At ang isa sa mga pinakamahusay na paraan upang matiyak na mananatili ka sa parehong pahina ay ang pagpapadala ng email ng update sa status ng proyekto sa iyong manager o team tungkol sa mga nagawang pag-unlad, mga panalo, pagkatuto, atbp.
Sa post na ito titingnan namin ang ilang tip, pinakamahuhusay na kagawian, at dalawang sample na template ng email sa pag-update ng status sa trabaho na magagamit mo para panatilihing nasa track ang iyong team. Kaya tumalon tayo.
Mga Dapat Tandaan
Panatilihing maikli ang iyong mga email sa pag-update at hanggang sa punto ay titiyakin na ang iyong team at ang iyong manager ay dadaan sa karamihan nito. Mahabang email para sa kapakanan nito, ay halos hindi maganda.
Maging napakalinaw sa mga tuntunin ng kung ano ang kailangan mong ihatid sa pamamagitan ng pag-update ng katayuan at isama lamang ang impormasyong iyon at itapon ang mga item na nagdaragdag lamang sa ingay.
Maging tiyak, lalo na sa mga tuntunin ng mga hamon, tagumpay at mga susunod na hakbang. Tinitiyak nito na alam na alam ng iyong team ang mga pangyayari at maaaring magplano para sa hinaharap.
Panatilihing positibo ang tono dahil ang layunin ay hindi lamang ipaalam sa iyong koponan ang tungkol sa proyekto ngunit hikayatin din silang maging mas mahusay at magsagawa ng mas epektibo.
Pinakamahuhusay na Kasanayan para sa Mga Email sa Pag-update ng Katayuan
Magsimula sa isang simple at maigsi na linya ng paksa na nagsasabi sa layunin ng email na isang update sa katayuan. Isang bagay na kasing simple ng "Status Update Sprint [Number]" ay sapat na.
Simulan ang katawan ng email na may mabilis na pangkalahatang-ideya kung paano nangyari ang mga bagay-bagay, upang mabigyan ang iyong mga mambabasa ng panimulang aklat sa mga bagay na gumana, mga bagay na hindi nangyari, at mga plano sa hinaharap.
Magdagdag ng seksyon sa iyong update sa status kung saan sinusubaybayan mo ang pag-unlad mula sa iyong mga nakaraang update hanggang sa kasalukuyan mong pag-update sa gayon ay nag-uudyok sa kanila na patuloy na itulak at sumulong.
Ang mga update sa status ay hindi lamang tungkol sa kung ano ang naging tama, mahalagang magkaroon ng tapat na representasyon tungkol sa mga bagay na hindi gumana at kung paano ito mapapamahalaan nang mas mahusay sa pasulong.
Mangako sa pagbabahagi ng impormasyon tungkol sa mga susunod na hakbang at magtapos sa isang malinaw na call to action. Maaari ka ring humingi ng feedback at mga paglilinaw upang matulungan kang mapabuti.
Mga Halimbawang Email sa Pag-update ng Katayuan sa Trabaho
Sample 1 (Sa Iyong Koponan at Iyong Tagapamahala)
Paksa: Status Update Sprint [Number] Linggo [Number]
Mahal na Koponan,
Sana ay maayos kayong lahat. Ang isang pangkalahatang-ideya ng nakaraang linggo ay [Ibahagi ang 2-3 Sentence Paragraph na Naglalarawan sa Mga Highlight].
Batay sa linggo, may ilang hakbang na kailangan nating gawin sa mga darating na araw tulad ng [Share Future Steps].
Ano ang gumana nang maayos:
[Ilista ang Item 1 na Nagtrabaho]
[Ilista ang Item 2 na Nagtrabaho]
[Ilista ang Item na Nagtrabaho]
Mga hamon:
[Ilista ang mga Hamon 1]
[Ilista ang mga Hamon 2]
[Ilista ang mga Hamon 3]
Mga Susunod na Hakbang:
[Susunod na Hakbang 1]
[Susunod na Hakbang 2]
[Susunod na Hakbang 3]
At iyon lang para sa linggong ito. Kung mayroon kang mga tanong o paglilinaw, huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa akin sa pamamagitan ng email.
Salamat sa paglalaan ng oras upang dumaan sa pag-update. Magkaroon ng magandang katapusan ng linggo!
Pagbati,
[Iyong Pangalan]
Sample 2 (Sa Iyong Manager)
Minamahal na [Pangalan ng Tagapamahala],
Sana maayos ka. Ang linggong ito ay [Share 2-3 Sentence Paragraph Describing the Highlights].
Narito ang mas malalim na mga detalye sa linggo.
Ano ang gumana nang maayos:
[Ilista ang Item 1 na Nagtrabaho]
[Ilista ang Item 2 na Nagtrabaho]
[Ilista ang Item na Nagtrabaho]
Mga hamon:
[Ilista ang mga Hamon 1]
[Ilista ang mga Hamon 2]
[Ilista ang mga Hamon 3]
Mga Susunod na Hakbang:
[Susunod na Hakbang 1]
[Susunod na Hakbang 2]
[Susunod na Hakbang 3]
Kung mayroon kang mga tanong o paglilinaw, huwag mag-atubiling tumugon pabalik.
Salamat sa paglalaan ng oras.
Pinakamahusay na pagbati,
[Iyong Pangalan]
Konklusyon
Ang pagsulat ng isang malinaw at epektibong email sa pag-update ng status ng proyekto ay maaaring parang isang nakakatakot na gawain. Ngunit kapag naunawaan mo ang pinakamahuhusay na kagawian na ibinahagi sa post na ito at ginamit ang mga sample na template ng email, ang proseso ng paglikha ng isang mahusay na email status ng proyekto ay nagiging mas madali at streamlined.
Kung nakita mong kapaki-pakinabang ang nilalamang ito, marami kaming nai-publish sa parehong mga linya sa aming blog. Panghuli, kung hindi mo pa nasusubukan ang Routine , pagkatapos ay ipagpatuloy mo ito. Ito ay libre, kaya mag-click dito upang i-download.
