Ang mga pagpupulong ay bahagi at bahagi ng modernong lugar ng trabaho, at kung matagal mo nang ginagawa ito, alam mo na ang hindi pagsipot sa isang pulong ay mas karaniwan kaysa sa gusto mo.
Habang halos lahat sa atin ay nakaranas ng hindi pagsipot sa isang punto, ang pag-aaral kung paano haharapin ang isa ay hindi karaniwan.
Kaya tingnan natin kung paano haharapin ang hindi pagsipot nang hindi gumagawa ng masamang impresyon.
Pinakamahuhusay na kagawian para sa mas magandang karanasan
Bago pumasok sa mga template at mga detalye sa pagmemensahe, mahalagang tingnan ang mga pangkalahatang pinakamahusay na kagawian upang matiyak na maayos ang iyong follow-up na karanasan at ang resulta. Kaya narito sila:
Huwag mong guilty trip o asarin ang prospect
Tandaan na ang layunin ng email ay hindi para makonsensya ang inaasam-asam sa hindi pagpunta sa pulong. Kaya iwasan ang mga pariralang tulad ng "Naghintay ako nang buong pananabik," "Hindi ko inaasahan ito mula sa iyo," atbp.
Magbigay ng karagdagang konteksto at maging tapat
Kapag ang isang tao ay lumiban sa isang pulong, ito ay maaaring para sa iba't ibang mga kadahilanan, kabilang ang konteksto ng pulong na hindi naipaalam nang maayos. Kaya gamitin ang pagkakataong ito upang magdagdag ng konteksto na maaaring napalampas nila.
Pumili ng naaangkop na window
Maaaring hadlangan ng isang "follow-up" na email ang iyong relasyon sa iyong inaasam-asam. Karaniwan, ang hindi pagpapakita hanggang sampung minuto pagkatapos ng pagsisimula ng pulong ay ligtas na maituturing na hindi pagsipot. Samakatuwid, ang pagpapadala ng email pagkatapos ng window na iyon ay mainam.
Panatilihin itong magalang, at huwag magmura
Bagama't nauunawaan na ikaw ay naiinis sa hindi pagsipot, kailangan mong panatilihin ang iyong wika at tono. Ang isang magalang at diplomatikong tono ay ang perpektong paraan upang gawin ang tungkol sa email. Gayundin, tiyaking gumawa ka ng isang punto nang isang beses at pigilin ang paulit-ulit na pagsasabi nito sa katawan ng email.
Mga bagay na isasama sa koreo
Narito ang ilang bagay na dapat mong isaalang-alang na idagdag sa email, depende sa kung ano ang naaangkop.
I-reschedule ang logistics: Petsa, oras, mga tool (kung naaangkop).
Dokumentasyon: Mga kaugnay na dokumento, link, at asset.
Window to back out: Mga pagkakataong ipagpaliban o i-discard ang imbitasyon.
Mga template ng email para sa pangyayari
Sa lahat ng impormasyong ibinahagi sa itaas, narito ang ilang mga template na magagamit mo para sa iyong susunod na hindi pagsipot na follow-up na email.
Template A: Mabilis, mababang konteksto ng follow-up na email.
Kumusta [PANGALAN NG RECIPIENT],
Parang namiss namin ang isa't isa sa meeting ngayon.
Kung available ka, subukan nating muli [TIME FRAME]. Gusto kong isulong ang [PAKSA], at malayo ang mararating ng isang mabilis na tawag.
Narito ang isang link [CALENDLY LINK] na magagamit mo para mag-iskedyul ng tawag sa akin.
Kung mayroon kang alternatibong gusto mong tuklasin, ipaalam sa akin.
Pinakamahusay,
[IYONG PANGALAN]
Template B: Mag-follow up kasama ng pagbabahagi ng dokumento at pagkakataong itapon ang pulong.
Kumusta [PANGALAN NG RECIPIENT],
Mukhang na-miss natin ang isa't isa ngayon, at gusto kong talakayin ang [TOPIC] sa iyo.
Nag-attach ako ng ilang mga dokumento na maaaring magdagdag ng higit pang konteksto sa aming pulong.
Mag-iskedyul tayo ng isa pang tawag para sa [TIME FRAME]. Ipaalam sa akin kung anong oras ang pinakamahusay para sa iyo; Bilang kahalili, gamitin ang aking Calendly na link upang pumili ng angkop na oras.
FYI, maaari naming ipagpaliban ang pulong na ito kung sa tingin mo ay sapat na ang isang email na nagpapaliwanag sa {TOPIC].
salamat,
[IYONG PANGALAN]
Template C: Mabilis na pag-follow-up na may pagkakataong mag-back out ang tatanggap.
Kumusta [PANGALAN NG RECIPIENT],
Paumanhin, na-miss namin ang isa't isa sa aming naka-iskedyul na pagpupulong.
Kung available ka, subukan nating muli [TIME FRAME]. Gusto ko pa ring talakayin kung paano [MAGKINABANG] ang [mga PAKSA].
Upang iiskedyul ang pulong, maaari mong i-access ang aking kalendaryo dito [CALENDLY LINK].
Mangyaring ipaalam sa akin kung may pagbabago.
Pinakamahusay,
[IYONG PANGALAN]
Konklusyon
At kasama niyan, tinatapos namin ang post na ito tungkol sa pag-email sa isang taong napalampas sa isang pulong. Umaasa kami na ang mga kasanayan at ang mga template na ibinahagi ay magiging kapaki-pakinabang sa susunod na kailangan mo ang mga ito.
Mayroon ka bang anumang mga mungkahi para sa amin? Nakaligtaan ba tayo ng anumang pinakamahuhusay na kagawian? Ipaalam sa amin sa Twitter at LinkedIn . Salamat sa pagbabasa.
