Ang pamamahala ng komunikasyon sa iyong kliyente ay mahalaga sa konektadong lugar ng trabaho ngayon at ang mga pagbabago ay hindi karaniwan. Ang isang ganoong kaganapan tulad ng pagbabago sa point of contact (POC) ay kailangang epektibong ipaalam sa iyong kliyente nang propesyonal at nasa oras.
Sa post sa blog na ito, titingnan namin ang mga tip na magagamit mo upang magsulat ng email na nagpapaalam sa mga kliyente ng isang bagong punto ng pakikipag-ugnayan, ilang pinakamahuhusay na kagawian at pagkatapos ay magbahagi ng sample na email na maaari mo lang kopyahin at baguhin batay sa iyong mga pangangailangan. Kaya simulan na natin.
Mga Bagay na Dapat Tandaan Kapag Ipinapaalam sa mga Kliyente ang Bagong Point of Contact
Maging maagap sa iyong komunikasyon upang ang kliyente ay magkaroon ng sapat na oras upang umangkop sa mga pagbabago at magplano nang naaayon. Dagdag pa, ang isang huling minutong briefing ay maaaring napaka hindi propesyonal at nagmamadali.
Maging napakalinaw tungkol sa kung ano ang nangyayari, bakit nangyayari ang pagbabago, paano mangyayari ang komunikasyon sa hinaharap at panatilihin itong propesyonal sa buong email.
I-personalize ang iyong email at tiyaking nauunawaan ng kliyente na hindi ito isang mababaw na anunsyo. Sabihin sa iyong kliyente kung gaano kahalaga sa iyo ang kanilang negosyo at kung gaano kasaya ang iyong kumpanya sa paglilingkod sa kanila.
Magbigay ng komprehensibong impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng bagong POC upang ang kliyente ay magkaroon ng maraming paraan ng pakikipag-ugnayan sa kanila kung sakaling ang isa sa mga ito ay hindi magagawa. I-double check kung tumpak ang mga detalyeng ibinahagi mo.
Huwag kalimutang kilalanin ang mga naunang kontribusyon ng POC sa pakikipagtulungan sa pagitan ng iyong kumpanya at kliyente, makakatulong ito sa pagpapaalala sa kliyente ng positibong relasyon na mayroon sila sa iyong organisasyon.
Pinakamahuhusay na Kasanayan Kapag Ipinapaalam sa Mga Kliyente ang Bagong Point of Contact
Pumili ng isang malinaw at maigsi na linya ng paksa at tiyaking ginagamit mo ang salitang "Mahalaga" dito upang makuha nito ang atensyon ng kliyente. Ang pagbabago ng POC ay isang bagay na dapat malaman ng kliyente sa lalong madaling panahon at ang pagmamarka nito bilang mahalaga ay titiyakin iyon.
Malinaw na ipakilala ang kliyente sa bagong POC at idagdag ang kanilang nakaraang trabaho, ang kanilang mga kakayahan at karanasan sa pakikitungo sa mga kliyente. Titiyakin nito na malalaman ng kliyente ang bagong punto ng pakikipag-ugnayan at tinitiyak na siya ay nasa mga kamay na may kakayahang.
Magtakda ng malinaw na mga katiyakan na ang pagbabago ng POC ay hindi makakaapekto nang negatibo sa partnership, i-highlight ang mga kakayahan ng bagong POC at malinaw na ipinapahiwatig na pinahahalagahan mo ang kanilang partnership at samakatuwid ay nagtalaga ng isang napakahusay na tao upang pamahalaan ang relasyong ito.
Tahasang sabihin na ang pagbabagong ito ay hindi makakaapekto sa mga relasyon sa negosyo at mga operasyon sa pagitan ng kumpanya at ng kliyente. Magpapatuloy ang palabas at kung mayroong anumang mga katanungan, katanungan o pangamba, maaaring makipag-ugnayan sa iyo ang kliyente upang ayusin ang mga ito.
Sample na Email para sa Pagbibigay-alam sa mga Kliyente ng Bagong Point of Contact
Paksa: [Mahalaga] Binago ang POC mula sa [Nakaraang POC] patungong [Bagong POC]
Minamahal na [Pangalan ng Tatanggap],
Sana ay maayos ang iyong ginagawa. Sinusulat ko ang email na ito upang ipaalam sa iyo na nagkaroon ng pagbabago sa POC para sa iyong [Account/Pangalan ng Kumpanya].
[Banggitin ang dahilan ng pagbabago, kung naaangkop]
Ang [Old POC Name] ay pinapalitan na ngayon ng [New POC Name] bilang pangunahing contact person na epektibo [Start Date].
Dinadala ni [Bagong Pangalan ng POC] ang [Ipaliwanag ang Mga Kwalipikasyon, Karanasan ng Bagong POC] at makatiyak na matatanggap mo ang parehong antas ng serbisyo na karaniwan mong inaasahan mula sa aming pakikipagsosyo.
Narito ang mga contact details ng bagong POC:
Email: [Bagong POC Email]
Numero ng Telepono: [Bagong Numero ng Telepono ng POC]
Kung mayroon kang anumang mga tanong o paglilinaw ngayon o anumang oras sa hinaharap, mangyaring huwag mag-atubiling makipag-ugnayan sa pinuno ng koponan ng serbisyo ng account sa [Email ng Lead ng Team ng Serbisyo ng Account] o maaari mo silang tawagan sa [Numero ng Telepono ng Team Lead ng Account Service] upang mabilis na matugunan o upang ibahagi ang anumang mga pagdami.
Naiintindihan namin na ang iyong pakikipagtulungan sa [Old POC's Name] sa [List Projects & Tasks Worked By Both] ay naging isang magandang karanasan at nagpapasalamat kami para sa kanila.
Ang [New POC's Name] ay nakatuon sa pagbibigay sa iyo ng higit pang ganitong mga karanasan at pagpapanatili ng isang walang kamali-mali na relasyon sa pagtatrabaho.
Salamat sa iyong patuloy na pagtangkilik at pakikipagtulungan sa [Iyong Kumpanya] at masaya kaming paglingkuran ka.
Taos-puso,
[Iyong Pangalan]
[Iyong Pagtatalaga]
[Iyong Impormasyon sa Pakikipag-ugnayan]
Konklusyon
Ang pakikipag-usap sa isang pagbabago sa POC sa iyong kliyente ay maaaring parang isang bagay na nakakatakot at maaaring pinag-isipan mong ipagpaliban ito. Ngunit ngayon na nauunawaan mo na kung paano isulat ang ganitong uri ng email, dapat mo itong gawin sa pamamagitan ng pag-personalize ng email, malinaw na pagsasabi ng mga bagong detalye ng POC, pagtiyak sa kliyente ng patuloy na mga pamantayan ng operasyon, atbp.
Kung nag-aalala ka tungkol sa pagkawala ng mga kritikal na aspeto ng email, huwag mag-atubiling gamitin ang sample na email sa itaas na nagpapaalam sa kliyente tungkol sa pagbabago ng POC.
Salamat sa pagbabasa. Kung naghahanap ka ng payo kung paano magsulat ng email ng kahilingan sa trabaho mula sa bahay ? Huwag palampasin ang aming pinakabagong post sa blog!
