Bilang isang organisasyon, dapat mong naisin na mapabuti at ang pagbabago ng proseso ay isang hindi maiiwasang bahagi ng paglalakbay na iyon. Ang malinaw na komunikasyon ay mahalaga kapag ikaw ay naghahanap upang ipatupad ang isang bagong proseso at isang mahusay na nakasulat na email ay maaaring gumawa ng isang mahusay na trabaho nito.
Kaya sa post na ito, titingnan namin ang mga hakbang sa pag-draft ng email na nagpapaalam sa iyong team tungkol sa isang bagong pagpapatupad ng proseso. Kung ikaw man ang CEO na nagsusulong na gawing kumikita ang iyong kumpanya o isang manager na naghahanap na gawing mas epektibo ang iyong team, ang pagsunod sa mga pinakamahuhusay na kagawian at tip na ibinahagi sa post na ito ay makakatulong sa iyong maiparating nang epektibo ang iyong mensahe.
Mga Dapat Tandaan
Bago ka umupo upang i-draft ang email na nagpapaalam sa isang bagong pagpapatupad ng proseso, isaalang-alang kung sino ang iyong mga tatanggap at unawain ang kanilang mga motibasyon, wika, konteksto, function at higit pa.
Malinaw na ipaliwanag ang bagong proseso sa email upang walang mga ambiguity. Ang kakulangan ng impormasyon at konteksto ay maaaring gawing pabigat ang pagpapatupad sa iyong pangkat ng pamumuno na pinakamalapit sa pagpapatupad. Kaya ang paglalaan ng oras upang malinaw na sabihin ang proseso ay maaaring makatipid ng maraming oras.
Bigyang-diin ang mga benepisyo ng pagbabago ng proseso upang magkaroon ka ng empleyado/team buy-in na kritikal kung gusto mong gumana nang mahusay ang iyong team at bilang isang cohesive unit. Sa pagsasabi ng mga benepisyo, hinihikayat mo ang iyong mga empleyado na ibigay ang kanilang makakaya upang umani ng mga gantimpala.
Agad na tugunan ang mga isyu o tanong na maaaring mayroon ang iyong team tungkol sa bagong proseso at ibahagi din ang mga nauugnay na detalye sa pakikipag-ugnayan para makipag-ugnayan sila kapag mayroon silang alalahanin o mungkahi.
Pinakamahusay na Kasanayan
Huwag magdagdag ng himulmol at payagan ang iyong anunsyo na mailibing kasama ng toneladang walang katuturang impormasyon. Sa halip, panatilihing malinaw at to the point ang email at ipaliwanag lamang ang iyong sarili kapag may kailangan para dito.
Bumuo ng isang headline na nakakaakit ng pansin na nagsisigurong bubuksan ng iyong team ang email at malalaman ang tungkol sa anunsyo. Kapag bahagi lang ng iyong team ang natututo tungkol sa bagong pagpapatupad ng proseso, maaaring magkaroon ng pangangailangan ng higit pang kalabisan na komunikasyon.
Panatilihin ang isang lohikal na daloy ng email kung saan ka magsisimula sa pamamagitan ng pagpapaalam sa iyong koponan tungkol sa pagbabago sa proseso, kung ano ang ibig sabihin nito, ang proseso ng pagpapatupad at panghuli ng isang call to action.
Magtapos sa isang CTA sa kung ano ang gusto mong gawin pa ng iyong mga tatanggap, maaaring ito ay pagbibigay ng feedback, pag-sign up para sa pagsasanay, atbp. Ang pagtatapos sa isang malinaw na call to action ay titiyakin na ang proseso ay sumusulong at hindi isang passive na anunsyo.
Halimbawang template para sa isang email para magpatupad ng bagong proseso
Paksa: Bagong Proseso ng Pagpapatupad para sa [Pangalan ng Koponan]
Minamahal na [Pangalan ng Tatanggap],
Sana maayos ka. Ang pangalan ko ay [Your Name], kasalukuyang nagtatrabaho bilang [Your Designation] at ako ay nalulugod na ipahayag ang isang mahalagang pagbabago tungkol sa [Pangalan ng Proseso]. Naghahanap kaming magpatupad ng isang pagbabago sa proseso na epektibo [Petsa ng Pagsisimula].
Mga Naaangkop na Pagbabago:
[Ipaliwanag nang maikli ang pagbabago #1]
[Ipaliwanag nang maikli ang pagbabago #2]
[Ipaliwanag nang maikli ang pagbabago #3]
Ang mga pagbabagong ito ay ginagawa upang makinabang ang aming koponan sa mga tuntunin ng [Ipaliwanag ang Mga Benepisyo ng Bagong Proseso at I-highlight ang Mga Pakinabang].
Kaya ano ang susunod?
[Balangkasin ang Mga Susunod na Hakbang na Inaasahang Gawin ng Iyong Koponan]
Kung mayroon kang anumang mga tanong, tanong o alalahanin tungkol sa pagpapatupad ng proseso, mangyaring makipag-ugnayan kay [POC's Name] sa [POC's Email] o [POC's Phone Number] sa mga oras ng trabaho.
Napakahalaga ng iyong feedback para gawing mas mahusay ang aming team. Kaya't mangyaring makipag-ugnayan kung kinakailangan.
Salamat sa iyong pagsusumikap at pangako sa aming patuloy na tagumpay, umaasa kaming gagawing maayos at matagumpay ang paglipat na ito.
Binabati kita,
[Iyong Pangalan]
[Iyong Pagtatalaga]
Konklusyon
Ang isang komprehensibong email na nagpapaalam sa mga tao tungkol sa isang bagong pagpapatupad ng proseso ay maaaring lubos na mabawasan ang pangangailangan para sa paulit-ulit na komunikasyon. Sa pamamagitan ng paggamit ng mga pinakamahuhusay na kagawian, tip at inspirasyon mula sa sample na email, dapat ay mahusay kang makapagsulat ng epektibong email para sa use case na ito.
Ngayong napataas mo na ang iyong mga kasanayan sa email, ano ang iyong susunod na layunin? Mangyaring ipaalam sa amin sa Twitter @RoutineHQ
Naghahanap ka ba ng productivity lift? Mag-sign up at i-download ang aming kalendaryo na may mga gawain sa zero cost.
