Ang mga pagpupulong ay kritikal sa anumang organisasyon na seryoso sa pagbuo ng mga synergy at paglutas ng mga problema bilang isang grupo. Kaya't kung interesado ka o naimbitahan kang mag-host ng isang pagpupulong, maaaring medyo nakakagulat ito.
Oo, ito ay lubos na isang responsibilidad.
Ngunit ang ilang mga mapagkukunan ay maaaring gawing mas madali ang mga bagay para sa iyo.
Sa post sa blog na ito, nilalayon naming lumikha ng isang ganoong mapagkukunan - isang komprehensibong checklist para magplano at maisagawa mo sa iyong pulong.
Checklist para sa paghahanda at pagsasagawa ng pulong
Bago mo gamitin ang listahan, mahalagang maunawaan na gumawa kami ng pagsisikap na gawin itong kumpleto hangga't maaari.
Gayunpaman, maaaring may mga detalye na maaaring napalampas namin na naaangkop sa mga pulong ng iyong organisasyon o team.
Kaya, huwag mag-atubiling idagdag ang mga ito kung kinakailangan.
At nang wala na iyon, narito ang isang checklist para sa pagho-host ng perpektong pulong sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod.
Tukuyin ang pangunahing paksa na tatalakayin sa pulong.
Tiyaking matutugunan lamang ang paksa sa pamamagitan ng mga asynchronous na paraan at nangangailangan ng pulong.
Suriin ang mga nakaraang pulong na nagbibigay ng karagdagang konteksto sa pulong na ito.
Bumuo ng isang listahan ng mga sub-paksa para sa pulong at bumuo ng mga layunin para sa pulong.
Magpasya sa mga desisyon na dapat gawin sa panahon ng pulong.
Bumuo ng isang paunang agenda para sa pulong.
Bumuo ng isang listahan ng mga dadalo para sa pulong nang naaayon.
Suriin ang listahan ng mga dadalo para sa kaugnayan at kakayahang magamit.
Kapag nakumpirma na, italaga ang mga function tulad ng pagkuha ng tala at pag-iingat ng oras sa mga naaangkop na dadalo.
Magpasya sa oras at lugar para sa pulong.
Mag-book at kumpirmahin ang oras at lugar.
Magpadala ng imbitasyon sa lahat ng potensyal na dadalo kasama ang agenda ng pulong.
Magpadala ng follow-up na email na nagpapaalala sa mga tao na suriin ang agenda at mga asset ng paghahanda (kung mayroon man).
Siguraduhing simulan mo ang pulong sa oras.
Sundin ang agenda at iwasan ang mga diversion.
Bigyan ng espasyo ang lahat na ipahayag ang kanilang mga saloobin sa bawat sub-topic.
Tiyakin na ang mga POC, kabilang ang timekeeper, tagakuha ng mga tala, atbp., ay gumaganap ng kanilang mga tungkulin.
Tapusin ang pulong na may buod.
I-post ang buod, magbahagi ng plano ng aksyon.
Ipadala ang mga minuto ng pulong .
I-follow up ang action plan.
Ibahagi ang mga kinalabasan ng follow-up.
Konklusyon
At ayun na nga. Isang simple ngunit epektibong checklist na makakatulong sa iyong maghanda, magsagawa, at mag-follow up sa isang pulong. May namiss ba tayo? Ipaalam sa amin sa Twitter @RoutineHQ .
Salamat sa pagbabasa.
