Ang mga pagpupulong ay mahalaga sa isang organisasyon, at ang isang epektibong host ng pagpupulong ay nagsisiguro na ang mga kalahok ay mananatili sa track para sa buong biyahe nang hindi naliligaw ng masyadong malayo nang masyadong mahaba.
Sa ilang mga proactive na hakbang at pinakamahuhusay na kagawian, matitiyak ng mga organizer ng pagpupulong na masulit nila ang mga dadalo sa panahon ng pulong, at sa post na ito, tatalakayin natin iyon nang eksakto.
Kaya tumalon tayo.
Checklist bago ang pagpupulong
Karamihan sa mga organizer ng pagpupulong ay nag-iipon ng stress sa mga bagay na maaaring hindi nila napapansin habang naghahanda para sa pulong, na maaaring maging sanhi ng pagkaantala sa pulong at mawala sa tamang landas.
Ang isang mahusay na paraan upang maiwasan ito ay ang pagkakaroon ng isang pre-meeting o isang checklist sa paghahanda ng pulong na maaaring mag-alis ng karamihan sa mga contingencies at diversion sa panahon ng pulong.
Gumawa ng agenda ng pagpupulong
Ang pagpasok sa isang pulong na walang agenda ay parang pakikipagsapalaran sa isang masukal na kagubatan na walang compass o mapa. Ang isang mahusay na agenda ng pagpupulong ay titiyakin na ang mga inaasahang dadalo ay handa at alam kung ano ang inaasahan.
Ang isang mahusay na agenda ng pagpupulong ay tutukuyin ang mga layunin ng pulong, ang istraktura ng diskurso, at mga paksang kailangang hawakan sa panahon ng pulong, kaya walang mga kalabuan.
Magtalaga ng timekeeper
Mayroong ilang mga tungkulin na maaaring italaga ng mga organizer ng pulong sa mga dadalo, at ang isa sa mga mas kritikal ay ang sa timekeeper. Kapag ang isang tao ay nasa orasan na tinitiyak na ang oras ay mahusay na inilalaan para sa mga partikular na paksa/paksa para sa talakayan, mas mahirap na malihis nang masyadong mahaba.
Samakatuwid, bilang tagapag-ayos, responsibilidad mong mag-layout ng malinaw na mga tagubilin para sa mga timekeeper ng iyong pagpupulong upang maisagawa nila nang epektibo ang kanilang mga tungkulin, at kabilang dito ang:
Mga paksang tatalakayin
Priyoridad ng paksa/hindi mapag-usapan
Oras na ilalaan para sa bawat paksa
Buffer room
Sumulat ng mga tala sa pagpupulong
Ang isa sa mga pinakamahusay na paraan upang masubaybayan ang pulong at manatili dito ay sa pamamagitan ng pagsulat ng mga tala sa pagpupulong para sa kapakanan nito. Narito ang isang post sa blog kung paano kumuha ng mga tala sa pagpupulong na maaaring makatulong.
Ang mga tala sa pagpupulong ay una at higit sa lahat ay magpapatunay na ang talakayan ay nasa landas at ipinapahayag sa isang bagay na naaaksyunan. Magagamit mo ang Routine para isulat ang iyong mga in-meeting na tala nang hindi nagpapalipat-lipat sa iba't ibang app para sa iyong mga tala, kalendaryo, at pamamahala sa gawain.
Magbahagi ng feedback sa mga dadalo
Ang mga tao ay nangangailangan ng feedback upang mapabuti, at ang mga pagpupulong ay hindi naiiba. Sa mabisa at tapat na feedback, maaari mong asahan na gagawin ng iyong mga dadalo sa pulong ang kanilang mga pagkukulang na kinabibilangan ng digression sa panahon ng pulong.
Samakatuwid, kung ang isa o higit pa sa iyong mga dadalo ay madalas na naliligaw, gawin itong isang punto na ibahagi ang iyong alalahanin sa kanila pagkatapos ng pulong.
Panatilihin ang hierarchy ng pulong
Ang isang epektibong pagpupulong ay may organizer sa timon upang matiyak na ang lahat ay maayos, at dapat mong panatilihin ang hierarchy na iyon sa panahon ng pulong. Bilang tagapag-ayos, responsibilidad mong tiyakin na epektibo ang pulong; ergo, dapat mong ipatupad ang mga panuntunan na magpapapanatili sa ganoong paraan.
Kung may digression o kung masyadong nagtatagal ang isang paksa, nasa iyo na ang hakbang at tawagan kung itutuloy o lilipat sa ibang paksa.
Konklusyon
Sa mga kasanayang binanggit sa itaas, makatitiyak ka ng mas mahusay na pag-uugali at mga resulta ng pagpupulong. May namiss ba tayo? Ipaalam sa amin sa Twitter ( RoutineHQ ).
At kung mayroon kang mga mungkahi para sa mga paksa sa hinaharap na gusto mong sakupin namin, ipaalam sa amin. Salamat sa pagbabasa.
