Ang mga minuto ng pagpupulong ay ginagawang mas epektibo ang iyong mga pagpupulong kapag ginawa nang tama. Sa paggawa ng app na may mga tala sa pagpupulong at mga gawain sa pagpupulong na binuo sa daloy ng trabaho, napagtanto namin kung bakit mahalaga ang mga minuto ng pagpupulong at kung anong mga hakbang ang maaari mong gawin upang mapabuti ang mga ito.
Pagkakaiba sa pagitan ng mga minuto ng pulong at agenda ng pulong
Maraming hindi pamilyar sa mga kasanayan sa pagpupulong ang kadalasang nalilito ang mga minuto ng pagpupulong sa mga agenda ng pagpupulong.
Ang mga ito ay ibang-iba sa isa't isa at nagsisilbing ganap na magkakaibang layunin. Habang ang mga minuto ng pulong ay idinisenyo upang gawing mas epektibo ang pagsubaybay pagkatapos ng pulong, ang layunin ng agenda ng pulong ay gawing mas epektibo ang pulong.
Kasama sa agenda ng pulong ang paghahanda na kailangang gawin bago ang pulong tungkol sa mga paksang kailangang talakayin, mga listahan ng dadalo, POC, logistik, atbp.
Sa kabilang banda, ang mga tala ng pulong o minuto ay nakatuon sa pagtatala at pagproseso ng impormasyon batay sa kung ano ang nangyayari sa panahon ng pulong. Sa ilang mga kaso, kinakailangan din para sa iyo na malaman kung paano magsulat ng isang email sa isang taong hindi nasagot sa isang pulong , upang maibahagi mo ang iyong mga minuto ng pulong sa mga lumiban kasama ng email na ito.
Mahahalagang elemento ng mga minuto ng pulong
Bago tayo pumasok sa mga tip at kasanayan upang makapagsulat ng mas magandang minuto ng pulong, maglaan tayo ng isang minuto upang tingnan ang mga item na kailangan mong isama nang mabilis sa iyong checklist ng pulong .
Petsa, oras, at lokasyon
Mga Dadalo (Mga Kalahok)
Mga pangunahing paksang tinalakay
Mga desisyong ginawa
Mahalagang komento
Mga resulta ng pagboto
Istratehiya at iskedyul ng follow-up
Petsa, oras, at lokasyon ng susunod na pagpupulong (kung naaangkop)
Bagama't maaaring bahagyang naiiba ang iyong mga minuto ng pulong, ang mga item na binanggit dito ay malamang na bahagi ng 90% ng iyong mga minuto ng pulong.
Mga tip sa pagsulat ng mga minuto ng pulong
Dahil handa na ang kahulugan at listahan ng item para sa pagsulat ng epektibong mga minuto ng pulong, narito ang ilang pinakamahuhusay na kagawian upang mapabuti ito.
Panatilihing pare-pareho ang iyong wika at tono upang maiwasang malito ang mga nagbabasa ng mga minuto. Huwag gumamit ng mga salita o maikling anyo na hindi agad mauunawaan ng mga tao.
Mag-record ng audio na bersyon ng session kung kailangan mong bumalik dito kapag may pagdududa. Kung hindi ka sigurado, huwag hulaan dahil ang pagkakaiba-iba ng mga pananaw ay kadalasang mataas sa isang pulong, at maaaring hindi ito tumugma sa iyong hula.
Hayaan ang ibang mga miyembro na magkaroon ng access sa mga minuto ng pulong sa panahon ng pulong at makapagmungkahi ng mga pagbabago habang isinusulat mo ang mga ito upang magkaroon ng pinagkasunduan sa mga bagay na napagkasunduan.
Ibuod ang mga minuto ng pulong bago ibahagi ang mga ito sa mga stakeholder dahil mas gusto ng karamihan sa mga tao ang mas maikling bersyon ng nangyari na may mga kinakailangang detalye kaysa sa buong play-by-play ng meeting.
Idagdag ang mga pangalan ng POC at kontribyutor kasama ang mga paksang kanilang pinangangasiwaan o ang puntong kanilang iniambag. Makakatulong ito na maiugnay ang mga kinalabasan ng pulong sa mga indibidwal.
Itago ang lahat ng minuto ng pagpupulong sa isang ligtas na lugar. Sa Routine , maaari mong iimbak ang mga minuto ng pulong sa mismong app kasama ang aming mga in-meeting na tala at mga feature sa in-meeting na gawain . Maaari ka ring pumili ng tool tulad ng Google Drive o iCloud upang mag-imbak ng mga minuto ng pulong o gamitin ang mga ito bilang backup na tool tulad ng Notion o Routine.
At kasama niyan, tinatapos namin ang post sa blog na ito kung paano magsulat ng mga minuto ng pulong. Kung nakakita ka ng halaga sa post na ito, isaalang-alang ang pagsuri sa amin sa LinkedIn at Twitter.
Itinuon din namin ang aming mga mata sa mga mungkahi sa paksa para sa mga post sa blog sa hinaharap, kaya kung mayroon ka para sa amin, ipaalam sa amin sa Twitter. Salamat sa pagbabasa.
