Isentralisa ang impormasyon

Problema

May mga bagay na pumapasok sa iyong isipan, lumilipad ang mga kahilingan sa iyong inbox habang ang isang milyong iba pang bagay ay nagmumula sa iba't ibang pinagmulan gaya ng tool sa pamamahala ng proyekto ng iyong koponan. Hindi ba't maganda kung mayroong isang lugar kung saan maaari mong tingnan ang lahat ng mga item ng pagkilos na ito? Well, hindi ka nag-iisa...

Ang isang sentralisadong operating slate ay pangarap ng bawat manager.

Kapag nagtatrabaho sa isang koponan, ang isang sistema ng pamamahala ng proyekto tulad ng Asana o Trello ay ginagamit ng grupo upang mag-collaborate, ayusin ang mga gawain sa mga proyekto, at italaga ang mga gawaing iyon sa mga miyembro ng koponan. Ang problema sa paggamit ng mga espesyal na tool ay hindi ka nila binibigyan ng pangkalahatang-ideya ng lahat ng mga gawaing dapat isaalang-alang sa panahon ng paggawa ng desisyon at pagpaplano.

At ang aming trabaho at buhay ay sapat na kumplikado upang makakuha ng higit sa isang tool upang pamahalaan ang mga ito.

Sitwasyon

Inihahanda mo ang susunod na sprint kasama ang iyong koponan at sinusubukan mong magbadyet para sa pagkakaroon ng oras at mapagkukunan sa panahong iyon. Kailangan mong tiyakin na magagawa ng bawat isa sa mga miyembro ng iyong koponan ang gawain sa pinakamabisang paraan na posible.

Nagaganap ang prosesong ito sa tool sa pamamahala ng proyekto dahil naglalaman ito ng lahat ng ticket/action item para sa sprint at ilang impormasyon sa konteksto tulad ng assignee, pagsisikap, deadline, atbp.

Nagsasagawa ka ng isang pagpupulong na tinatalakay ang susunod na sprint at natapos ang pakiramdam na sa pagkakataong ito ang pagtatantya na ginawa ng koponan ay tumpak hangga't maaari nitong makuha.

Gayunpaman, sa susunod na araw ay nakatanggap ka ng isang email mula sa iyong departamento ng mga account na nagsasabi sa iyo na ang grant na inilapat mo para sa 2 buwan bago ay dumating. Ang institusyong pampinansyal ay nangangailangan na ngayon ng legal na impormasyon upang ma-unlock ang mga pondo. Ito ay magdadala sa iyo ng hindi bababa sa isang araw ng pabalik-balik. Dahil ang iyong mga pag-uusap sa grant committee ay nangyari sa pamamagitan ng email, hindi ito dinala sa tool sa pamamahala ng proyekto at pagkatapos ay napalampas sa pulong ng pagpaplano.

Ang ganitong kawalan ng kakayahan ay karaniwan kapag wala kang sentralisadong espasyo upang i-overview ang mga kritikal na bagay na nangyayari sa iyong organisasyon sa iba't ibang tool.

Paano ka makakagawa ng mas mahusay sa susunod na pagkakataon?