Maraming mga pamamaraan ang napatunayang kapaki-pakinabang sa buong taon na ginagamit ng maraming abalang CEO sa mundo bawat araw.
Kunin ang lahat
Gaya ng ipinaliwanag sa sikat na ngayong librong Getting Things Done , inilalarawan ni David Allen ang isang sistema para sa pagkuha ng impormasyong iyon mula sa iyong utak nang mabilis hangga't maaari, upang mapalaya ang iyong utak sa walang malay na stress na idinudulot nito. Ang pamamaraan ay kilala bilang Getting Things Done (GTD) at napupunta bilang sumusunod:
Sa tuwing may naiisip ka
Isulat ito sa pinakamababang format na posible at i-save ito sa tinatawag na iyong Inbox (ng mga saloobin)
Huwag ilapat ang anumang pag-format, huwag magpasok ng isang paglalarawan, italaga ito o planuhin ito, alisin lamang ito sa iyong utak
Inbox Zero
Dapat mong, sa isang regular na batayan (maaaring isang beses sa isang linggo, isang buwan o kahit na araw-araw), suriin ang lahat ng mga item ng iyong inbox at ayusin ang mga ito, lumikha ng mga wastong item ng trabaho na maaaring planuhin, italaga o balewalain lamang kung sila ay nakumpleto na. Tandaan na hindi ka dapat maghintay ng masyadong mahaba upang iproseso ang iyong inbox dahil kung hindi man ay magiging demoralize ang pagdaan sa daan-daang mga item. Kung mas kaunti ang kailangan mong pagdaanan ay mas madali. Piliin lamang ang dalas na gumagana para sa iyo at manatili dito. Maaari ka ring gumawa ng mga bloke ng oras sa iyong kalendaryo upang iproseso ang iyong inbox o mga gawain (at/o ang iyong email inbox) na gagawin siguradong ilalaan mo ang oras sa naturang aktibidad at sa regular na batayan. Ang pamamaraang ito, na kilala bilang Inbox Zero, ay ginagamit ng mga abalang propesyonal sa buong mundo upang makamit ang isang estado ng kapayapaan ng isip hindi lamang kapag nakikitungo sa mga email kundi pati na rin sa mga gawain. Para sa bawat item sa iyong inbox, dumaan sa sumusunod na proseso:
Kung hindi na nauugnay ang item, i-archive ito
Kung ang item ay tumatagal ng mas mababa sa 2 minuto upang gumanap, gawin ito kaagad at markahan ito bilang tapos na
Kung alam mo kung kailan dapat kumpletuhin ang item na ito, iiskedyul ito para sa isang partikular na araw
Kung hindi mo alam nang eksakto kung kailan gagawin ang item na ito, ipagpaliban ito sa ibang pagkakataon para sa muling pagsasaalang-alang
Ulitin ang prosesong ito hanggang sa maabot mo ang inbox zero
Para sa higit pang impormasyon tungkol sa GTD, mangyaring sumangguni sa aklat ni David Allen .
2 minutong panuntunan
Upang maabot ang zero sa inbox, isaalang-alang ang paggamit ng 2 minutong panuntunan na ginagamit ng maraming abalang tao upang alisin ang laman ng kanilang email/gawain na inbox. Para sa bawat item sa iyong inbox ng mga gawain, magpasya kung ano ang gagawin sa bawat item:
Kung ang item ay hindi na nauugnay, huwag pansinin ito.
Depende sa kakayahang maaksyunan ng item: a) Naaaksyunan (ibig sabihin, gawain) - Kung tapos na ang gawain, markahan bilang nakumpleto - Kung hindi, planuhin ito sa pagsunod sa isang simpleng paraan upang mapanatiling simple ang mga bagay hangga't maaari sa yugtong ito: kung ang gawain ay mahalaga, ilagay ito sa isang balde upang isaalang-alang ang gawain sa linggong ito; kung hindi mahalaga, ipagpaliban ito sa susunod na linggo upang muling isaalang-alang ang gawain sa hinaharap b) Hindi maaaksyunan (hal. isang tala) - Ayusin ito sa nauugnay na konteksto nito: isang pahina, talaarawan, atbp.
Nakaraang pahina