Mga taktika upang makatulong na magpatakbo ng mga epektibong pagpupulong

Huminto sa lalong madaling panahon

Ipinakita na, upang makumpleto ang isang gawain, gagamitin ng mga tao ang lahat ng oras na nakalaan para dito.

Naging dahilan ito ng ilang mga eksperto sa pagiging produktibo na arbitraryong magtakda ng mga deadline upang itulak ang kanilang sarili na kumilos sa halip na maghintay ng huling minuto.

Sa konteksto ng mga pagpupulong, nangangahulugan ito na kahit na ang isang pulong ay maaaring makumpleto sa kalahati ng oras, ito ay malamang na tumagal ng buong tagal.

Huwag mahiya sa paglabag sa malawak na default na ito. Sa halip, magpakita ng enerhiya at ihanay ang lahat sa isang malinaw na layunin.

Kung ang mga paksa sa kamay ay natugunan, bigyan lamang ng ilang oras ang mga kalahok at sila ay magiging masaya, alam na ang iyong mga pagpupulong ay hindi karaniwan.

I-drive ang meeting

Kahit na ang ilang mga pagpupulong ay maaaring hindi nangangailangan ng buong tagal upang makumpleto, malamang na ikaw ay nakapunta sa mga pulong kung saan ito ay eksaktong kabaligtaran, na umaabot sa katapusan ng inilaang oras na ang karamihan sa mga paksa ay naiwan sa agenda na hindi nagalaw.

Kapag sinimulan mo ang pulong, huwag mag-atubiling italaga ang tungkulin ng pagsubaybay sa agenda sa ibang tao na mamagitan upang ipahiwatig na ang pulong ay kailangang lumipat sa susunod na paksa.

Magagawa mo rin ito sa iyong sarili ngunit tandaan na ang pamamahagi ng responsibilidad ay nakakatulong sa pagtaas ng kahandaang makipagtulungan.

Kumuha ng mga tala

Maraming mga pagpupulong ang pinapatakbo nang walang mga tala. Ito ay masama sa dalawang dahilan.

Ang ilan sa mga kalahok ay maaaring nakaligtaan ang isang bahagi o hindi lamang matandaan kung ano ang napag-usapan o napagdesisyunan.

Gayundin, ang ilang mga tao ay maaaring hindi kinakailangan para sa pagpupulong na maganap o sadyang hindi makapunta dito. Gayunpaman, malamang na kailangan nilang malaman para manatili sila sa loop.

Totoo rin ito kapag may meeting ka sa isang investor, customer o prospect. Huwag mag-atubiling isulat ang ilang impormasyon na maaaring mapatunayang mahalaga sa hinaharap.

Tukuyin ang mga item ng pagkilos

Ang nag-iisang pinaka-madalas na pagkakamali ng mga tao tungkol sa mga pagpupulong ay ang hindi pagkilos sa kanila.

Sa pagtatapos ng pagpupulong, ang mga kalahok ay umalis sa kanilang araw-araw na magulong iskedyul at parang ang pagpupulong ay hindi talaga nagdala ng konkretong pagbabago sa pag-usad ng mga paksang tinalakay.

Ang isang bagay na dapat mong palaging gawin sa pagtatapos ng isang pagpupulong, hindi nag-iisa ngunit kasama ang lahat ng mga kalahok, ay tukuyin ang mga item ng aksyon, ang mga gawain na dapat nang gawin upang maging totoo ang tinalakay.

Para sa bawat paksa, ibuod ang desisyon, tukuyin ang mga item ng aksyon at, para sa bawat item, magtalaga ng isang kalahok. Siya ang magiging responsable sa pagsulong ng paksang ito.

Responsibilidad nila na lumikha, halimbawa, ng isa o higit pang mga tiket sa kanilang sistema ng pamamahala ng proyekto.