Mga taktika upang makatulong sa paghahanda ng agenda

Mga kagustuhan sa oras

Gaya ng tinalakay sa Protektahan ang iyong iskedyul , dapat mong palaging subukang isaalang-alang ang iyong mga kagustuhan pagdating sa pag-iskedyul ng mga pulong.

Ngunit malinaw naman, hindi laging posible. Kapag ang isang pulong ay apurahan o kapag ang isang kalahok ay hindi matugunan ang iyong mga kagustuhan sa iskedyul, dapat kang maging flexible.

Agenda

Dahil karamihan sa mga pagpupulong ay walang tiyak na agenda, ang mga pagpupulong ay nagaganap nang walang malinaw na direksyon.

Responsibilidad ng tagapag-ayos ng pulong na magtakda ng agenda. Ito ay hindi kailangang maging isang mahabang paliwanag ngunit simpleng naglalarawan sa isyu at magbigay ng kaunting background kasama ng isang malinaw na hanay ng mga layunin.

Para sa mga pagpupulong na kinasasangkutan ng maraming kalahok at/o ilang paksa, napakahalaga na mas tiyak na tukuyin ang agenda kasama ang listahan ng mga paksang tatalakayin, ang mga layunin ng desisyon at paglalaan ng oras para sa bawat paksa.

Makakatulong ito sa pagbalangkas ng talakayan habang tinutulungan ang mga kalahok na mag-isip tungkol sa isang potensyal na solusyon nang maaga.

Ang agenda ay dapat na ibahagi ilang araw bago ang mga kalahok upang maging pamilyar sa materyal.

Pinuhin

Ang halaga ng mga pagpupulong ay upang makakuha ng isang pangkat ng matatalinong tao na makipagpalitan nang sabay-sabay upang malutas ang isang problema.

Sa madaling salita, ang mga pagpupulong ay kawili-wili upang magamit ang mga synergies ng pag-iisip.

Bakit napakaraming oras ang ginugugol sa pagpapaliwanag sa isyu kahit na nabasa na ng mga kalahok ang impormasyong iyon noon pa man?

Pagkatapos basahin ang aklat na Startup Boards: Getting the Most Out of Your Board of Directors , naging malinaw sa akin na ang mga pulong ng board at team ay dapat lahat ay patakbuhin sa dalawang hakbang.

Ang unang hakbang ay dapat na asynchronous. Ang organizer ay dapat magsulat at magbahagi ng isang maikling dokumento na nagbubuod sa agenda kasama ang ilang paliwanag sa mga pangunahing punto.

Dapat basahin ng mga kalahok ang dokumentong ito bago ang pulong at magkomento sa iba't ibang mga punto, pagtatanong at paglilinaw.

Ang unang hakbang na ito ay nagbibigay-daan sa mga kalahok na mas mahusay na pinuhin ang pangunahing isyu at marahil ay masagot na ang ilan sa mga punto. Lumilikha din ito ng higit na pakikipag-ugnayan mula sa lahat ng mga stakeholder.

Ang pangalawang hakbang ay ang pulong mismo na kasabay. Sa panahon ng pulong, ang layunin ay gamitin ang lakas ng utak sa silid at tumuon sa paghahanap ng solusyon sa pinong isyu sa halip na gumugol ng oras sa pag-update ng lahat tungkol sa paksang nasa kamay.

Mga nag-aambag laban sa mga tagasunod

Dahil ang pag-oorganisa ng isang pulong ay napakasakit, sinisikap ng mga organizer na bawasan ang pagsisikap hangga't maaari upang magpatuloy sa kanilang buhay.

Bilang resulta, ang mga tao ay may posibilidad na imbitahan ang lahat ng mga stakeholder na maaari nilang maisip, na nagsusumikap sa inimbitahan upang malaman kung sila ay talagang kinakailangan sa pulong na ito.

Responsibilidad mo, bilang tagapag-ayos, na limitahan ang bilang ng mga tao sa pulong. Una, ito ay lubos na magtataas ng kalidad ng mga palitan at ang pakikilahok ng mga kalahok.

Mas madaling magtago sa kagubatan kaysa sa likod ng isang puno...

Pangalawa, ang mga tao ay magpapasalamat at samakatuwid ay mas handang dagdagan ang halaga sa mga pagpupulong na iniimbitahan sila.

Hindi ito nangangahulugan na ang mga tao ay dapat na protektahan mula sa mga pag-uusap at desisyon. Tingnan ang kabanata Palaging mag-follow up para sa higit pang impormasyon.